【コピー機・複合機のリース】購入との違いやメリット・デメリットを解説

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コピー機・複合機のリース

 

複合機リース

出典:コニカミノルタ

 

オフィス等で使われている業務用コピー機・複合機の主な導入方法には「リース」「買取(購入)」「レンタル」の3種類があり、どの方法が最適なのか?と悩まれている担当者も多いでしょう。

ここでは、コピー機のリースについての基礎知識や、買取との比較、それぞれのメリット・デメリットを紹介します。初めて業務用複合機・コピー機を導入される方は是非参考にしてください。

 

コピー機・複合機のリースとは?

コピー機のリースとは、リース会社が法人にコピー機を長期間賃貸する契約のことで、複合機の場合は一般的に5~6年で契約します。

レンタルも「賃貸する」という点では同じですが、数カ月単位の短期利用を前提としているので、5年などの長期利用では割高になってしまいます。

そのため、複合機などの長期的に利用する設備の購入ではリースを選ぶ会社がほとんどです。

では、リースとコピー機買取(購入)には、どのような違いがあるのでしょうか?以下より詳しく解説します。

 

コピー機・複合機のリースと買取の比較

コピー機のリースと買取では、主に以下の項目で違いがあります。

 

▼コピー機のリースと買取比較表

リースの場合 買取の場合
コピー機所有権 リース会社 購入者
対象商品 新品のみ 新品・中古
初期費用 安い 高い
月額費用 高い 安い
支払総額 高い 安い
契約対象者 法人 個人・法人
契約期間 5~6年
中途解約 不可
経費処理 可能 不可(30万円以上の場合)
減価償却処理 不要 必要(10万円以上の場合)

 

コピー機をリースする場合は、コピー機の所有権がリース会社にあるので、減価償却などの手間が掛かりません。長期的に複合機を利用する場合や初期費用を抑えたい場合、最新機種を利用したい場合などはリースがおすすめです。

一方、買取では新品に限らず中古も選べるので、選択肢の幅が広がります。リースと比べて初期費用が掛かりますが、支払総額を抑えられる点が特徴です。リースの審査に通らなかった場合や支払総額を抑えたい場合は中古も含めて買取を検討しましょう。

 

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コピー機・複合機リースのメリット

コピー機・複合機リースのメリットは以下の3つです。

 

  • 初期費用を抑えられる
  • リースでサポートやメンテナンスが受けられる
  • リース料金を経費として計上可能

 

初期費用を抑えられる

複合機導入の際の初期費用を抑えられる点がリースの大きなメリットです。毎月一定額のリース料金を支払えばよく、多額の資金を用意する必要がないので、他の用途に資金を充てることができます。

 

リースでサポートやメンテナンスが受けられる

複合機のリース契約では、サポートやメンテナンスが受けられる「カウンター保守」も同時に契約する場合がほとんどです。

カウンター保守料金とは、印刷枚数に応じて料金が請求される形式の保守で、モノクロ1.0円/枚、カラー10.0円/枚など、1枚あたりの料金が決まっていることが特徴です。

カウンター保守を結んでいれば、印刷料金が掛かる代わりに、トナー代・修理費用・メンテナンス費用が無料になります。

「リース提供」と「保守」を両方請け負ってくれる販売店を選ぶと、トラブルがあった際にもスムーズに対応してくれるのでおすすめです。

 

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リース料金を経費として計上可能

毎月のリース料金を経費として計上できることもメリットの一つです。

買取の場合は「トナー代や修理代など」がスポット的に掛かりますが、リースの場合は「リース料金+カウンター保守料金」で固定されるので、毎月のランニングコストが把握しやすく、経理面での負担も軽減されます。

このように、業務用複合機・コピー機のリースには、買取と比べてメリットと思える点がありますが、一方でデメリットも存在します。

 

コピー機・複合機リースのデメリット

コピー機・複合機リースのデメリットは以下の3つです。

 

  • リースの審査に通る必要がある
  • 中途解約はできない
  • 支払総額が高くなる

 

審査に通る必要がある

リース契約をするには、審査に通る必要があります。

一般的な審査項目の一例としては、借入れ状況や信用情報、財務諸表等を参考にした経営状況などが挙げられ、一例を挙げると、法人で3年以上の継続的な黒字経営の実績がある場合は、審査に通る可能性が極めて高いです。

逆に新設法人では、実績がないため、リースの与信審査に通りにくいと言われています。

万が一、与信審査に通らなかった場合は、他のリース会社に申し込む、もしくは買取・レンタルを検討しましょう。

 

中途解約はできない

リース契約の中途解約は原則認められていません。

リース期間中は、リース料率が安い他リース会社への乗り換えや他プランへの変更も原則不可能です。やむを得ず解約する場合も、払っていない残りのリース金額を全て支払う必要があります。

 

支払総額が高くなる

リースは本体費用の他に「金利」「リース手数料」などの費用を追加で請求されるので、買取と比べて支払総額が高くなります。

リースの中途解約もできないので、長期的に料金を支払い続けるリスクを抱えることになります。

上記に挙げたメリット・デメリットを充分に理解したうえで、最適な導入方法を検討しましょう。

 

コピー機・複合機リースの手順

ここからは、業務用コピー機・複合機のリースの手順をお伝えします。具体的な手順は以下の通りです。

 

  1. 販売店・メーカーに問い合わせる
  2. リース契約を申し込む
  3. 審査通過後にリース契約締結
  4. コピー機納品

 

1.販売店・メーカーに問い合わせる

複合機のリースを希望する場合は、販売店・メーカーに問い合わせましょう。問い合わせをする際に、希望の機種や予算、納期などをまとめておくとスムーズです。

 

▼問い合わせ前に決めておくと良い項目

  • 希望の機種やメーカー
  • 必要な機能(オプションなど)
  • 主な用途(カラー印刷メイン、製図メインなど)
  • 予算
  • リース期間
  • 納期

 

少しでも安くするためのオススメの方法は、1社だけでなく複数社に問い合わせることです。

相見積もりをすることによって、「他社では〇〇円安かった」などと交渉することができ、より安くリース契約できる可能性が高まります。カウンター料金のモノクロ単価・カラー単価、さらにはリースの月額料金などを比較して、納得のできる販売店を選びましょう。

 

2.リース契約を申し込む

販売店とリース会社を選んだら、審査申し込み用紙に必要事項を記入して、リース契約を申し込みます。審査申し込みの段階で、以下の書類の提出を求められる可能性があるので、事前に用意しておくと良いでしょう。

 

  • 財務諸表(貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案など)
  • 決算書類(税務申告書の写しなど)
  • 会社経歴書
  • 開業届出書、賃貸契約書のコピー(経営歴が3年より少ない場合)

 

3.審査通過後にリース契約締結

審査を通過したら、リース契約書に捺印して、契約締結となります。「審査に通る=契約しなければならない」ということはないので、複数のリース会社に申し込み、一番条件が良いリース会社と契約しても良いでしょう。

 

4.コピー機の発注・納品

リース契約締結後、リース会社が契約者の代わりにコピー機の発注・納品作業を行います。

エレベーターが利用できない建物の2階以上への設置、搬入の時間帯など、設置状況によっては追加料金が掛かる場合もあるので、事前に確認しておくと安心です。

また、コピー機をすぐに利用するために、インターネット接続やドライバーインストールなどの作業も納品時に必要になります。こちらのスケジュール調整も忘れないようにしましょう。

 

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まとめ

  • 法人のコピー機・複合機導入は、ほとんどがリース契約
  • リースと買取の違いは「コピー機の所有権」「初期費用」「契約対象者」など
  • リースの主なメリットは「初期費用を抑えられる」「保守が受けられる」「リース料金の経費計上が可能」
  • リースの主なデメリットは「審査がある」「中途解約は不可」「支払総額が高い」
  • 販売店・メーカーに問い合わせる際には、相見積もりを取ることがおすすめ
  • リースの審査には財務諸表や決算書類などの書類の提出を求められる場合がある

 

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