【複合機のカウンター料金】カウンター保守契約とは？注意点と安く契約する2つの方法
コピー機・複合機のカウンター料金
出典：シャープ
毎月、コピー機・複合機の印刷枚数に応じて掛かるカウンター料金ですが、計算方法や具体的な仕組みはどのようになっているのでしょうか？
今回は、カウンター料金の計算方法やメリット・デメリット、コピー機の保守契約の種類、さらにカウンター料金を安く契約するコツを紹介します。
コピー機・複合機のカウンター料金とは？計算方法も紹介
カウンター料金とは、コピー機・複合機の保守契約に掛かる費用のことで、毎月支払う必要があります。保守契約を結んでいると、無料でトナー交換やメンテナンスサービスを受けることが可能ですが、その代わりに印刷の度に「カウンター料金」が発生します。
計算方法は「印刷単価（カラー〇円/枚、モノクロ〇円/枚）×印刷枚数/月」で、1カ月間に印刷した枚数分の合計額が請求されます。カラーとモノクロで印刷単価が異なり、カラーは約10～20円/枚、モノクロは約1.0～3.0円/枚が相場となっています（2色単価が設定される場合もあります）。
次に、コピー機・複合機の保守契約についてお伝えします。
コピー機・複合機の保守契約は大きく分けて4種類
コピー機・複合機の保守契約は主に以下の4種類があります。
- カウンター保守契約
- スポット保守契約
- キット保守契約
- 年間保守契約
4種類の保守契約の中でも、現在は「カウンター保守契約」が主流となっています。それは、なぜでしょうか？それぞれの保守契約の特徴を以下の表にまとめました。
| 保守契約 | トナー代 | 修理代 | 毎月の支払い | 支払方式 |
|---|---|---|---|---|
| カウンター保守 | 無料◎ （カウンター料金に含まれる） |
無料◎ （カウンター料金に含まれる） |
あり△ | 月間印刷枚数分支払う |
| スポット保守 | 有料△ | 有料△ | 修理の有無による〇 | 修理の度に支払う |
| キット保守 | 有料△ | 無料◎（トナーキット代にまれる） | トナーキット交換の有無による〇 | トナーキット購入 |
| 年間保守 | 有料△ | 有料△ | なし◎ | 1年ごとに支払う |
カウンター保守は、先ほども説明した通り、トナー交換やメンテナンスサービスは無料で受けることができます。その代わりに、印刷枚数に応じた「カウンター料金」が掛かります。
スポット保守は、修理が必要になった時のみ、必要な料金を支払う保守契約です。修理の度に料金を支払うので、修理頻度が少ない場合はコストは抑えられますが、修理する部品によっては請求額が高額になるリスクがあるので注意が必要です。
キット保守は、専用のトナーキット費用に修理料金が含まれている保守契約で、対応機種が限られています。また、1ヶ月あたりの印刷枚数が多くなってしまった場合、トナーキットの交換頻度が多くなり、コストが大幅に増加するデメリットがあります。
年間保守については、現在はほとんど契約されていない状況です。パーツ代やトナー代が保守料金に一切含まれていないなど、契約するメリットが少ないことが原因の一つだと言えるでしょう。
このように、各保守契約を比較してみると、カウンター保守契約はトナー代・修理代が無料で追加料金が発生せず、複合機を長期的に利用するうえでバランスの良い保守契約であることが分かります。
続いて、カウンター保守契約のメリット・デメリットについて詳しく見てみましょう。
複合機のカウンター保守契約の3つのメリット
トナーなどの消耗品が無料
トナー代はカウンター料金に含まれているので、無料で交換してくれます。
また、カウンター保守契約を結んでいると、残量が少なくなってきたタイミングに合わせて販売店が新しいトナーを届けてくれます。
定期的に交換することで、トナーが切れて印刷できなくなるリスクを抑えられることはもちろん、トナーを発注する手間も掛からず、余計な業務が増えません。
メンテナンス無料でトラブルがあった際にも安心
複合機の定期メンテナンスやトラブルが起きた際の修理対応も無料なので、安心して本来の業務に集中でき、業務効率の向上に貢献します。
定期的にトナー交換やメンテナンスを実施するためにサービス担当者が訪問してくれるので、その時に複合機の操作で分からないことを聞いたり、機器の調子について相談することもできます。
トナー代やメンテナンス費用を考慮すると、印刷枚数が多いほどランニングコストを抑えられる保守契約がカウンター保守の特徴だと言えるでしょう。
コスト管理がしやすい
発生する料金は「印刷単価×印刷枚数/月」のみで、突発的な出費がなく、コスト管理をしやすいこともメリットの一つです。
毎月の平均枚数を把握しておけば、将来的なコストを算出することもできます。
複合機のカウンター保守契約の3つのデメリット・注意点
印刷枚数がゼロでも基本料金が掛かる
カウンター料金には毎月の最低料金（基本料金）が定められています。
例えば、1,000枚分/月の基本料金が設定されていた場合、500枚/月しか印刷をしなかった場合でも、1,000枚分/月の費用を支払う必要があります。
そのため、印刷枚数が極端に少ない会社は、カウンター保守契約以外も検討した方が良い場合もあります。
印刷枚数によって価格が変動する
カウンター料金は印刷枚数の合計額で算出されるので、繁忙期などで1カ月あたりの印刷枚数が急激に増えてしまった場合は、請求額が大幅に増加します。
他にも、モノクロ単価よりカラー単価の方が金額が高い（10倍程度）ので、カラー印刷をいつもより多く印刷した月は、請求額が増える可能性が高くなります。
カラー印刷のコストについて、スタッフに周知し、不要なカラー印刷を行わないようにするなど対策が必要です。
毎月コストが掛かる
カウンター保守契約を結ぶと、1ヶ月あたりの印刷枚数が少なかった場合でも基本料金が設定されているので、毎月コストが掛かることは避けられません。
あらかじめ印刷枚数や複合機の利用頻度等を考慮して、保守契約を結びましょう。
複合機のカウンター料金を安く契約するコツ2選
カウンター料金を安く契約するコツとして、以下の2点が挙げられます。
- カウンター料金の相場を把握しておく
- 相見積もりをして契約する
①カウンター料金の相場を把握しておく
カウンター料金（印刷単価）の相場を把握しておくことで、有利に値段交渉を進められます。
カラーは約10～20円/枚、モノクロは約1.0～3.0円/枚が相場なので、提示された金額を相場と比較して、極端に高いと感じた場合は、相場よりも高いことを指摘したうえで、交渉しましょう。
ただし、カウンター料金はメーカーによっても相場が異なり、さらに、毎月の印刷枚数や保守サービスの拠点などによっても変わってきます。
そのため、相場を把握したうえで、②の相見積もりを取ることが重要になります。
②相見積もりをして契約する
カウンター料金（印刷単価）を安くするために、相見積もりを取ることも効果的です。
相見積もりをすることで、設置エリア近郊の相場を知ったうえで、「他の販売店はモノクロ〇円、カラー〇円だった」と具体的な料金を提示できるため、価格交渉が有利になります。もちろん、コストを重視したい場合は、複数の見積もりを比較して、最も安い単価を提示した販売店を選ぶことができます。
同様に、複合機のリース料金も安くできる可能性が高いので、1社だけではなく複数社から見積もりを取るようにしましょう。
また、契約後は毎月のカラー印刷や印刷ミスを極力減らすことで、カウンター料金を節約することができます。
例えば、印刷単価がモノクロ2.0円、カラー15円に設定されていると仮定して算出すると、以下のように大きな差が出ます。
- 1カ月にモノクロ1,000枚、カラー1,000枚印刷した場合…モノクロ2,000円+カラー15,000円=17,000円
- 1カ月にモノクロ1,000枚、カラー500枚印刷した場合…モノクロ2,000円+カラー7,500円=9,500円
複合機の初期設定をモノクロ印刷に設定したり、複合機の前に貼り紙をして「モノクロ〇円、カラー〇円（カラー印刷は必要時のみ）」と記載したりするなど、極力カラー印刷を減らす工夫をしてみましょう。
他にも、印刷ミスを減らすことも無駄なカウントを防ぐことに繋がります。
印刷前のプレビュー機能は、ほぼ全てのコピー機・複合機に搭載されている機能なので、しっかりと使うように周知することをおすすめします。
なお、両面印刷をすると、カウンター料金が安くなると思われる方もいますが、「印刷枚数=複合機のカウンターが回った回数」なので、両面印刷は2回カウントされ、節約にはなりません。
まとめ
- カウンター料金とはコピー機・複合機の保守契約に掛かる費用のこと
- コピー機・複合機のカウンター料金の計算方法は「印刷単価（モノクロ〇円/枚、カラー〇円/枚）×印刷枚数/月」
- 印刷単価はモノクロ約1.0～3.0円/枚、カラー約10～20円/枚が相場
- コピー機・複合機の保守契約はカウンター保守契約が主流で、他にも「スポット保守」「キット保守」「年間保守」がある
- カウンター保守契約のメリットは「トナー代無料」「メンテナンス代無料」「コスト管理がしやすい」
- カウンター保守契約のデメリットは「基本料金が掛かる」「印刷枚数によって価格変動する」「毎月コストが掛かる」
- カウンター料金を安く契約するコツは「料金相場を把握しておく」「相見積もりをして契約する」の2点
- 契約後は、カラー印刷や印刷ミスを減らすことで無駄なカウンター料金を節約できる