【複合機・コピー機のカウンター料金相場】カウンター保守を安く契約するコツ

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コピー機・複合機のカウンター料金相場を知って、安く契約を!

複合機のカウンター料金相場とカウンター保守

今回の記事では、複合機・コピー機のカウンター料金相場をお伝えします。本記事では、以下の問題、疑問を解決します。

  • 自社で契約しているカウンター料金は、高いのか?それとも安いのか?
  • 複合機のカウンター料金の相場は一体何円なのか?
  • 次回の契約更新時に、複合機のカウンター料金の値下げ交渉をしたい

カウンター保守契約は多くの企業で導入されており、「毎月のカウンター料金が経費を圧迫している」と悩まれている担当者様も多いようです。ぜひ本記事で複合機のカウンター料金相場に関する知識を深め、販売店との交渉に活かしてください。

 

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複合機・コピー機のカウンター料金とは?

カウンター料金とは、複合機でコピーするたびにかかる保守費用を含む印刷料金のことです。カウンター料金の中には実費の印刷代(トナー代)だけでなく、メンテナンスサービス代も含まれています。

コピー機にはカウンターが付いており、「カラー○円/枚」「モノクロ○円/枚」と印刷するごとに正確にカウントされます。1ヵ月間に印刷した枚数を積算していき、月末に合計額を請求されます。

なお、「カラー○円/枚」「モノクロ○円/枚」の「○円」の金額に定価はありません。一応、複合機の各メーカーでは「カラー45円/枚」「モノクロ8.5円/枚」などと標準価格を設けていますが、実際の契約では販売店の裁量により大幅に値引きされます。

複合機・コピー機のカウンター料金は、契約内容によって大きく差が生まれています。「同じ機種・同じ枚数」印刷する企業の複合機のカウンター料金が同じとは限らないのです。

 

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複合機・コピー機のカウンター料金相場

定価がない複合機・コピー機のカウンター料金ですが、相場はあります。今回、この記事でご提示する複合機・コピー機のカウンター料金相場は、「世の中全般に流通しているコピー機・複合機カウンター料金の平均価格」ではありません。

私共は、コピー機・複合機の相見積もりを請け負う「コピー機・複合機比較サイト」です。お客様から複合機のご依頼を受け、安く保守内容も良い販売店を数社ほど探してお客様にお繋ぎします。今回ご提示する複合機・コピー機のカウンター料金相場は、その過程で得られた平均価格です。

複合機・コピー機のカウンター料金相場=カラー10円/枚・モノクロ1円/枚

現状の御社の複合機・コピー機のカウンター料金と比較して、いかがでしょうか?

もちろん、カウンター料金はメーカーによっても差があります。富士フイルム(ゼロックス)やキャノン、リコーはカウンター料金も高めですが、京セラのカウンター料金は非常に安いことで有名です。

▼メーカー別!複合機・コピー機のカウンター料金相場

カウンター料金相場 カラー7円/枚~

モノクロ0.7円/枚~

カラー10円/枚~

モノクロ1.0円/枚~

カラー12円/枚~

モノクロ1.2円/枚~

メーカー名
  • 京セラ
  • シャープ
  • 東芝
  • ムラテック
  • 富士フイルム(ゼロックス)
  • キャノン
  • リコー
  • コニカミノルタ

また、カウンター料金を左右する要因には、各メーカーの保守拠点から現場(コピー機設置場所)までの距離や、印刷枚数、御社の事業規模なども影響します。よって、一律に上記の金額をお約束できるわけではありませんが、平均するとおおむね、上記のような金額になります。

 

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複合機・コピー機のカウンター保守とは?

カウンター料金を支払うカウンター保守は、多くの企業で採用されています。では、カウンター保守とは一体どのような保守内容なのでしょうか?

実は、コピー機・複合機の保守契約には、4つの形態があります。

 

【複合機・コピー機の保守形態】

  • カウンター保守契約
  • スポット保守契約
  • キット保守契約
  • 年間保守契約

 

4種類の保守契約の特徴を以下の表にまとめました。

 

保守契約 トナー代 修理代 毎月の支払い 支払方式
カウンター保守 無料◎
(カウンター料金に含まれる)
無料◎
(カウンター料金に含まれる)
あり△ 月間印刷枚数分支払う
スポット保守 有料△ 有料△ 修理の有無による〇 修理の度に支払う
キット保守 有料△ 無料◎(トナーキット代にまれる) トナーキット交換の有無による〇 トナーキット購入
年間保守 有料△ 有料△ なし◎ 1年ごとに支払う

 

カウンター保守では、トナー交換やメンテナンスサービスは無料で受けることができます。その代わりに、印刷枚数に応じた「カウンター料金」が掛かります。

スポット保守は、修理が必要になった時のみ、必要な料金を支払う保守契約です。修理の度に料金を支払うので、修理頻度が少ない場合はコストは抑えられますが、修理する部品によっては請求額が高額になるリスクがあるので注意が必要です。

キット保守は、専用のトナーキット費用に修理料金が含まれている保守契約で、対応機種が限られています。また、1ヶ月あたりの印刷枚数が多くなってしまった場合、トナーキットの交換頻度が多くなり、コストが大幅に増加するデメリットがあります。

年間保守については、現在はほとんど契約されていない状況です。パーツ代やトナー代が保守料金に一切含まれていないなど、契約するメリットが少ないことが原因の一つだと言えるでしょう。

 

このように、各保守契約を比較してみると、カウンター保守契約はトナー代・修理代が無料で追加料金が発生せず、複合機を長期的に利用するうえでバランスの良い保守契約であることが分かります。

 

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複合機のカウンター保守契約の3つのメリット

続いて、カウンター保守契約のメリットについて詳しく見てみましょう。

トナーなどの消耗品が無料

トナー代はカウンター料金に含まれているので、無料で交換してくれます

また、カウンター保守契約を結んでいると、残量が少なくなってきたタイミングに合わせて販売店が新しいトナーを届けてくれます。

定期的に交換することで、トナーが切れて印刷できなくなるリスクを抑えられることはもちろん、トナーを発注する手間も掛からず、余計な業務が増えません。

 

メンテナンス無料でトラブルがあった際にも安心

複合機の定期メンテナンスやトラブルが起きた際の修理対応も無料なので、安心して本来の業務に集中でき、業務効率の向上に貢献します。

定期的にトナー交換やメンテナンスを実施するためにサービス担当者が訪問してくれるので、その時に複合機の操作で分からないことを聞いたり、機器の調子について相談することもできます。

トナー代やメンテナンス費用を考慮すると、印刷枚数が多いほどランニングコストを抑えられる保守契約がカウンター保守の特徴だと言えるでしょう。

 

コスト管理がしやすい

発生する料金は「印刷単価×印刷枚数/月」のみで、突発的な出費がなく、コスト管理をしやすいこともメリットの一つです。

毎月の平均枚数を把握しておけば、将来的なコストを算出することもできます。

 

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複合機のカウンター保守契約の3つのデメリット・注意点

複合機のカウンター保守にはメリットがある反面、デメリットもあります。確認しておきましょう。

印刷枚数がゼロでも基本料金が掛かる

カウンター料金には毎月の最低料金(基本料金)が定められています。

例えば、1,000枚分/月の基本料金が設定されていた場合、500枚/月しか印刷をしなかった場合でも、1,000枚分/月の費用を支払う必要があります。

そのため、印刷枚数が極端に少ない会社は、カウンター保守契約以外も検討した方が良い場合もあります。

 

印刷枚数によって価格が変動する

カウンター料金は印刷枚数の合計額で算出されるので、繁忙期などで1カ月あたりの印刷枚数が急激に増えてしまった場合は、請求額が大幅に増加します

他にも、モノクロ単価よりカラー単価の方が金額が高い(10倍程度)ので、カラー印刷をいつもより多く印刷した月は、請求額が増える可能性が高くなります。

カラー印刷のコストについて、スタッフに周知し、不要なカラー印刷を行わないようにするなど対策が必要です。

 

毎月コストが掛かる

カウンター保守契約を結ぶと、1ヶ月あたりの印刷枚数が少なかった場合でも基本料金が設定されているので、毎月コストが掛かることは避けられません

あらかじめ印刷枚数や複合機の利用頻度等を考慮して、保守契約を結びましょう。

 

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複合機のカウンター料金を安く契約するコツ2選

それでは最後に、カウンター料金を安く契約するコツをご紹介します。複合機のカウンター料金が高いとお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

複合機のカウンター料金を安く契約するコツは、2点あります。

 

【複合機のカウンター料金を安く契約するコツ】

  1. カウンター料金の相場を把握しておく
  2. 相見積もりをして契約する

 

一つずつ確認してみましょう。

 

①カウンター料金の相場を把握しておく

カウンター料金の相場を把握しておくことで、有利に値段交渉を進められます。

カラーは約10円/枚、モノクロは約1.0円/枚が相場です。提示された金額を相場と比較して、極端に高いと感じた場合は、相場よりも高いことを指摘したうえで、交渉しましょう。

ただし、カウンター料金はメーカーによっても相場が異なり、さらに、毎月の印刷枚数や保守サービスの拠点などによっても変わってきます。

そのため、相場を把握したうえで、②の相見積もりを取ることが重要になります。

 

②相見積もりをとる

カウンター料金を安くするために、相見積もりを取ることが効果的です。

相見積もりをとることで、設置エリア近郊の相場を知ったうえで、「他の販売店はモノクロ〇円、カラー〇円だった」と具体的な料金を提示できるため、価格交渉が有利になります。

コストを重視したい場合は、複数の見積もりを比較して、最も安い単価を提示した販売店を選ぶことができます。既存の販売店にカウンター料金の交渉を持ち掛けたい場合も他販売店の見積もりを取り寄せることで、交渉を有利に進められます。

なお、相見積もりを取ることでカウンター料金だけでなく、リース料金も下がる可能性があります。複合機導入を検討されるなら、1社だけではなく複数社から見積もりを取るようにしましょう。

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また、契約後は毎月のカラー印刷や印刷ミスを極力減らすことで、カウンター料金を節約することができます。

例えば、印刷単価がモノクロ2.0円、カラー15円に設定されていると仮定して算出すると、以下のように大きな差が出ます。

  • 1カ月にモノクロ1,000枚、カラー1,000枚印刷した場合…モノクロ2,000円+カラー15,000円=17,000円
  • 1カ月にモノクロ1,000枚、カラー500枚印刷した場合…モノクロ2,000円+カラー7,500円=9,500円

 

複合機の初期設定をモノクロ印刷に設定したり、複合機の前に貼り紙をして「モノクロ〇円、カラー〇円(カラー印刷は必要時のみ)」と記載したりするなど、極力カラー印刷を減らす工夫をしてみましょう。

他にも、印刷ミスを減らすことも無駄なカウントを防ぐことに繋がります。

印刷前のプレビュー機能は、ほぼ全てのコピー機・複合機に搭載されています。しっかりと使うように周知することをおすすめします。

なお、両面印刷をすると、カウンター料金が安くなると思われる方もいますが、「印刷枚数=複合機のカウンターが回った回数」なので、両面印刷は2回カウントされます。紙の節約にはなりますが、カウンター料金の節約にはなりません。

 

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まとめ

  • カウンター料金とはコピー機・複合機の保守契約に掛かる費用のこと
  • コピー機・複合機のカウンター料金の計算方法は「印刷単価(モノクロ〇円/枚、カラー〇円/枚)×印刷枚数/月」
  • 印刷単価はモノクロ約1.0円/枚、カラー約10円/枚が相場
  • コピー機・複合機の保守契約はカウンター保守契約が主流で、他にも「スポット保守」「キット保守」「年間保守」がある
  • カウンター保守契約のメリットは「トナー代無料」「メンテナンス代無料」「コスト管理がしやすい」
  • カウンター保守契約のデメリットは「基本料金が掛かる」「印刷枚数によって価格変動する」「毎月コストが掛かる」
  • カウンター料金を安く契約するコツは「料金相場を把握しておく」「相見積もりをして契約する」の2点
  • 契約後は、カラー印刷や印刷ミスを減らすことで無駄なカウンター料金を節約できる

 

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