コピー機・複合機リースの申し込み方法を解説！3つの注意点に気を付けよう
Published at2022年1月6日
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目次
コピー機・複合機リースの申し込み方法
コピー機・複合機のリースは、法人であれば基本的に誰でも申し込むことができますが、販売店やメーカーに問い合わせる、与信審査を受けるなど様々な手順を踏む必要があります。
ここでは、コピー機・複合機のリースを申し込む際の具体的な手順や、3つの注意点、審査に通らなかった場合についてお伝えします。初めて業務用複合機・コピー機を導入する方は、是非このページを見ながら、申し込んでみて下さい。
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コピー機・複合機リースの申し込み手順
コピー機・複合機リースの申し込みからリース満了までの手順は以下の通りです。
- 販売店・メーカーに問い合わせる
- 機種を選んでリース契約を申し込む
- リースの与信審査を受ける
- リース契約締結
- コピー機・複合機導入
- リース満了手続き
ここからは、それぞれの手順について詳しく解説していきます。
①販売店・メーカーに問い合わせる
はじめに、検討しているコピー機を取り扱っている販売店やメーカーに問い合わせましょう。
販売店やメーカーに問い合わせをする際は、以下の項目を伝えるとスムーズに見積もりを取得することができます。
▼販売店・メーカーに伝える項目
- 検討しているコピー機のメーカー
- 検討しているコピー機の機種
- 導入目的・主な利用目的（必要な機能について）
- 導入を予定している台数
- 設置予定のスペース
- カラー、モノクロそれぞれの1ヶ月あたりの印刷枚数
- 予算
- リースしたい期間（5年が主流）
- 納入希望時期
- 現在利用しているコピー機のリース状況（リース中の場合のみ）
ここで大切なポイントは、1社に問い合わせるのではなく、複数社に問い合わせることです。
相見積もりを取得することで、販売店同士が価格で競ってくれるため、コピー機を安く導入できる可能性が高まります。相見積もりであることを先に伝えておくと、価格交渉の手間が省けるので、必ず複数社に依頼し、安い見積もりを取得したうえで、リース料金等を比較してみましょう。
なお、リース料金を安くするコツについては、以下の関連記事で詳しく紹介しています。気になる方は参考にして下さい！
▼関連記事：コピー機・複合機のリース料金を安くする5つの方法と注意点
②機種を選んでリース契約を申し込む
導入したい機種と見積もり金額を確定した後に、リース契約を申し込みます。
リース契約の申し込みは、基本的に販売店やメーカーに任せて問題ありません。
もし、指定したいリース会社がある場合は、事前にその旨を販売店やメーカーに伝えておきましょう。
③リースの与信審査を受ける
リース契約を申し込んだ後は、リースの与信審査を受ける必要があります。
審査において、会社が黒字経営できていることを確認できる「財務諸表」や「会社経歴書」「決算書類」など、複数の提出を求められる場合があります。こちらも事前に準備しておくとスムーズです。
会社の経営歴が長く、黒字経営である場合は、問題なく審査に通る可能性が高いですが、新規事業立ち上げなどで会社の経営歴が3年未満の場合は、審査に通らない可能性も出てきます。
▼関連記事：リースの与信審査で見られる5つの項目
しかし、実際は「せっかく納得できる金額で話を進められたのに、与信審査に通らなくて導入できないかもしれない」と心配しなくても良い場合が大半です。
なぜなら、メーカーや販売店によっても異なりますが、ほとんどの販売店やメーカーは、見積もりの金額を提示した時点で、導入予定の会社が与信審査に通るか？を、あらかじめ把握しているからです。
販売店やメーカーがリース会社を指定あるいは提案してきた場合は、その通りに話を進めるとスムーズに契約できるでしょう。
指定されたリース会社と契約すれば、大体のリース料率まで把握して、見積もり金額を提示している販売店やメーカーが多いため、リース料率が加わることによって金額が大幅に変わってしまうリスクもありません。
④リース契約締結
与信審査に問題なく通った場合、リース契約締結となります。
リースを契約する際には、リース会社によって以下のものが必要な場合があるので、準備しておくと安心です。
- 代表者の印鑑
- 印鑑証明書
- 現在事項全部証明書
上記の手続きが完了次第、コピー機・複合機の導入手続きに進みます。
⑤コピー機・複合機導入
コピー機・複合機を導入する際には、契約内容にもよりますが、業者が納品から設定まで行ってくれる場合がほとんどです。
見積もり金額に「設置・設定料金」などの項目が含まれているか？を事前に確認して、含まれていない場合は確認してみましょう。
ここで注意しなければならないポイントは、機器の導入にルーターなどを別途用意しなければならない場合や機器とパソコンを接続する際に、パソコンで行う業務を止めなければならない場合がある点です。
納品前に販売店に必要なものを確認しておくことはもちろん、パソコンを利用できない時間帯なども考慮し、事前にスケジュールを立てておきましょう。
また、機器導入後にリース会社に提出する書類としては「リース物件借り受け証」、拠点移動などで機器を移動させる場合に必要になる「リース物件の据付場所変更申込書」などがあります。
⑥リース満了手続き
リースが満了した場合は、導入したコピー機を「リース会社に返却する」または「再リースする」の2つから選ぶことができます。
販売店から新しい機種の提案があり、コピー機を入れ替える場合は、返却作業から導入作業まで業者が対応してくれるため、ほとんど手間が掛かりません。再リースの場合も機器の変更がないため、ほとんど手間が掛かりません。
しかし、新しい機器を同じ販売店から導入せず、なおかつ再リースもしない場合は、自分で機器をリース会社に返却しなければならず、さらに保守契約の解約手続きを行う必要があるので注意が必要です。
コピー機・複合機リースを申し込む際の3つの注意点
ここからは、業務用複合機・コピー機を申し込む際の注意点についてお伝えします。主に注意しておきたい点は以下の3つです。
- 保守契約を必ず結ぶ
- リース期間に注意する
- 基本的に中古のコピー機・複合機はリースできない
保守契約を必ず結ぶ
リース契約の中に保守契約は含まれていないため、販売店やメーカーと保守契約を必ず結ぶようにしましょう。
コピー機・複合機にトラブルがあった場合、業務が止まってしまうリスクがあり、さらに保守契約を結んでおかないと修理代も高額なので、大きなコストを負担しなければなりません。
それゆえに、販売店を選ぶ際に最も注目したいポイントは保守内容だと言っても過言ではありません。
様々な保守契約がありますが、現在は「カウンター保守契約」が主流となっており、印刷1枚あたりにコストが発生する代わりに、無料メンテナンスや無料トナー交換サービスが受けられます。
カウンター保守契約は、1ヶ月あたりのモノクロ・カラーそれぞれの印刷枚数に応じて請求料金が計算されるため、コスト管理がしやすいうえに、契約時に価格交渉を行うことも可能です。
▼関連記事：カウンター保守を安く契約する2つの方法
リース期間に注意する
コピー機・複合機の一般的なリース期間は5年で、5年より短い場合や長い場合は、月額コストが高額になってしまったり、リース手数料を余計に支払う必要があったり…などのデメリットがあります。
販売店やメーカーによっては、できるだけ月額コストを安く見せようと、7年などの長期間で見積もり金額を提示してくる場合があるので、細部まで目を通すことが大切です。
リース契約は一度してしまったら、解約することは原則不可能なため、慎重に検討しましょう。
基本的に中古のコピー機・複合機はリースできない
中古のコピー機は価格が安いなど、コスト面でのメリットがありますが、基本的にリースでは中古のコピー機・複合機は選べないため、注意が必要です。
中古のコピー機・複合機を検討している場合は、レンタルや買取での導入を検討しましょう。
▼関連記事：中古A3コピー機おすすめランキングBEST5
コピー機・複合機リースに通らなかったときは？
コピー機・複合機リースに通らなかった場合は、以下の3つの方法から検討しましょう。
- 複数のリース会社に申し込む
- 買取で導入する
- レンタルでの導入を検討する
複数のリース会社に申し込む
1社目のリース会社の与信審査に落ちてしまった場合でも、2社目以降のリース会社の与信審査に通る可能性があります。
1度落ちてしまった場合でも、あきらめずに複数社に申し込みましょう。
落ちたという事実が他社に伝わる前に審査を受けられるように、できるだけ同時期に申し込むことが大切です。
また、ただ申し込むのではなく、今後会社の売り上げが伸びる事業計画のプレゼンをするなど、様々な工夫をすることで、審査に通りやすくなる可能性が高まります。
買取で導入する
買取で導入する場合は、与信審査などは必要ないため、リースよりも手軽に導入できます。
しかし、初期コストが大きくなってしまうため、一時的に大きな金額を用意しなければならない点は、会社によってはデメリットだと言えます。
分割払いで支払えば初期コストは抑えられますが、リース会社から導入する方法とは違い、自社に機器の所有権があるため、減価償却などの会計上の手間が発生します。
買取での導入を検討する際は、業務上の手間なども考慮したうえで慎重に判断した方が良いでしょう。
レンタルでの導入を検討する
リースの与信審査になかなか通らない場合は、検討している機種と同程度の機能を持つコピー機をレンタルする方法もあります。
レンタルは、レンタル会社によっても異なりますが、最短で1日からの契約が可能で、数日や数ヵ月のみコピー機を利用したい場合に向いています。また、1年あるいは2年など、リース審査が通るまで割り切って使える点も魅力的です。
※リースは法人契約のみですが、レンタルは個人でも契約できるため、幅広いユーザーに対応できます。
▼関連記事：コピー機レンタルとリースの違いとメリット・デメリット
まとめ
- コピー機・複合機リースの申し込み方法・手順は①メーカー・販売店に問い合わせる、②リースを申し込む、③与信審査を受ける、④リース契約締結、⑤コピー機導入、⑥リース満了手続き
- コピー機・複合機をリースする際は、相見積もりを行うことで安く導入できる可能性が高まる
- コピー機・複合機リースを申し込む際の注意点は「保守契約を結ぶ」「リース期間」「基本的に中古の機器はリースできない」の3つ
- コピー機・複合機リースに通らなかった場合は「複数のリース会社に申し込む」「買取」「レンタル」の3つの方法を検討する
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