コピー機・複合機リースとは？料金相場・おすすめ機種・選び方を解説

コピー機・複合機をリース契約すると、新品の機器を月々のリース料で長期間利用できます。初期費用をおさえて導入できますが、原則として途中解約はできません。契約前に、必要な性能、リース期間、支払総額、カウンター料金、保守条件まで確認し、自社に合う契約か判断しましょう。

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コピー機・複合機リースとは？仕組みを解説

コピー機・複合機のリースとは、利用者が選んだ機器をリース会社が購入し、利用者に一定期間貸し出す契約です。コピー機・複合機のリースを検討する際は、販売店とリース会社の役割、所有権、契約期間などを理解しておく必要があります。まずは、契約の基本的な仕組みを確認しましょう。

コピー機リースには3者が関わる

コピー機・複合機のリースには、主に「利用者」「販売店」「リース会社」の3者が関わります。

機種の提案や契約手続きを行うのは販売店ですが、リース契約を結ぶ相手はリース会社です。販売店によって取り扱うメーカーや機種、値引きが異なるため、同程度のコピー機でもリース料金に差が出ます。

コピー機の所有権はリース会社にある

リースしたコピー機・複合機の所有権は、機器を購入したリース会社にあります。契約期間中のリース料をすべて支払っても、自社の所有物にはなりません。利用者はリース会社から機器を借り、契約で定められた期間使用することになります。

そのため、自社の判断で売却・譲渡・廃棄はできません。事務所の移転などで設置場所を変更する場合も、リース会社への連絡が必要です。

リース契約と保守契約は別

リース契約と、故障時の修理やトナー供給などを受けるための保守契約は別です。リース料金には、修理代やトナー代などの保守費用は含まれていません。修理やトナー供給を受けるには、別途、保守契約を結びます。

保守はメーカーまたはメーカー系保守会社が担当するケースが多く、販売店や地域の保守会社が対応することもあります。保守の依頼先や対応エリア、故障時の連絡方法は契約前に確認しておきましょう。

参照：複合機の保守契約｜コピー機の保守料金相場も紹介

リース期間は5～6年が一般的

コピー機・複合機のリース期間は、税務上の法定耐用年数が5年と定められていることもあり（※）、5～6年が一般的です。3年や7年などの契約もありますが、期間によって月々のリース料と支払総額が変わります。

契約期間を長くすると月額は下がりますが、その分、同じ機器を長く使い続けることになります。月額の安さだけで決めず、故障リスクや将来の事業計画も踏まえてリース契約期間を検討しましょう。

※参照：国税庁HP

参照：コピー機・複合機のリース期間｜3年・5年・6年・7年を比較

途中解約は原則できない

リース契約は、原則として契約期間の途中で解約できません。事務所の移転や閉鎖、コピー機の入れ替えなどで契約を終了する場合は、残っているリース料の精算が必要です。契約内容によっては、機器の撤去・運搬費などもかかります。

参照：複合機リースは途中解約できる？残債・違約金・手続きを解説

コピー機はリース・レンタル・購入のどれがよい？

コピー機・複合機の導入方法には、リースのほかにレンタルや購入があります。長期間使うのか、短期間だけ使うのか、初期費用をおさえたいのかによって適した導入方法を選びましょう。まずは3つの違いを比較します。

 

コピー機リースのメリット・デメリットと向いている会社

コピー機リースの主なメリットは、まとまった初期費用をかけずに、新品の業務用コピー機を導入できることです。月々のリース料が一定なので、支出も把握しやすくなります。

また、中小企業では、毎月のリース料を費用として処理する会計方法が一般的です。購入した場合のように、自社で固定資産税を納付する必要もありません。

リース物件には、リース会社によって動産総合保険がかけられるのが一般的です。火災や盗難などによって機器が損害を受けた場合に補償を受けられることがあります。ただし、故障や経年劣化などは対象外となるため、補償範囲は契約前に確認しましょう。

一方、リース手数料などが含まれるため、一括購入より支払総額は高くなります。また、原則として途中解約できず、リース料をすべて支払ってもコピー機は自社の所有物になりません。

以上を踏まえると、リースは次のような会社に向いています。

 

月間印刷枚数を500枚以上としていますが、印刷枚数が少なくても耐久性や保守対応を重視する場合、またスキャンの性能を重視する場合は、中古購入やレンタルよりリースが適しています。

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レンタルが向いている会社

リースよりレンタルが向いているのは、以下のようにコピー機の短期利用を希望する会社です。

 

ただしレンタルでは、利用できる機種がレンタル会社の在庫に限られます。中古機や旧機種、希望よりスペックの低い機種になることもあります。

また、同程度の性能を持つ機種で比較すると、レンタルの月額料金はリースより高くなる傾向があります。利用期間が長い場合は、機種の性能と支払総額を確認したうえでリースと比較しましょう。

参照
・コピー機レンタルは損？リースとの違いと“どっちを選ぶべきか”をプロが解説
・コピー機リースの与信審査に通らない理由とは？落ちる人の特徴と対策を解説

 

購入が向いている会社

コピー機・複合機を自社の所有物として使いたい場合は、購入が選択肢になります。契約期間や途中解約の制約がなく、不要になったときは自社の判断で売却や廃棄ができます。

新品購入が向いている会社

 

新品購入は初期費用が高くなりますが、リース手数料がかからないため、同じ機器を長く使う場合は支払総額をおさえられる可能性があります。

 

中古購入が向いている会社

 

中古購入は、新品より安く導入できます。ただし、機器の状態によっては故障しやすく、保守契約を結べない場合もあります。購入前に、総印刷枚数、製造年、保守の可否、修理部品の供給状況を確認しましょう。

参照：中古のコピー機・複合機のメリットとデメリット【中古は意外と損？】

 

コピー機・複合機のリース料金相場

コピー機・複合機のリース料金は、月額1万円～2万円程度が目安です。ただし、印刷速度やオプション、契約期間、販売店によって金額は変わります。

印刷速度別のリース料金相場｜25枚機なら月額約13,100円が目安

コピー機・複合機は、印刷速度が速くなるほど本体価格が高くなり、月額リース料金も上がります。

▼コピー機・複合機のリース料金相場比較表

月間印刷枚数が少ない会社が必要以上に速い機種を選ぶと、使わない性能に費用を払うことになります。反対に、印刷量に対して速度が遅すぎる機種を選ぶと、待ち時間や故障の増加につながる可能性があります。

まず自社の月間印刷枚数を確認し、必要な印刷速度を決めたうえで見積を取りましょう。

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月額リース料金は「コピー機の価格×リース料率」で決まる

月額リース料金は、コピー機本体やオプションなどを含むリース対象額に、リース料率を掛けて算出します。

 

リース期間ごとの料率相場は、以下のとおりです。

例えば、コピー機の価格が60万円、リース料率が1.9％の場合、月額リース料金は1万1,400円です。

契約期間を長くするとリース料率が下がり、月額も安くなりますが、支払総額は増えます。リース料率の計算方法や契約期間ごとの支払総額については、複合機のリース料率とは？相場・計算方法と価格差の理由で詳しく解説しています。

 

コピー機リースはカウンター料金を含めた総額で比較する

コピー機・複合機をリースする場合は、月額リース料金に加えて、印刷枚数に応じたカウンター料金を支払います。
※カウンター保守を選択した場合に限ります

カウンター料金の相場は、モノクロ1枚約1.0～1.2円、カラー1枚約10～12円程度です。カウンター料金には、通常、トナー代や修理・メンテナンス費用が含まれます。

毎月かかる費用は、次のように計算します。

 

例えば、月額リース料金が13,100円で、毎月モノクロ2,000枚、カラー500枚を印刷する場合は、次のようになります。

 

月額リース料金が安くても、カウンター料金が高ければ、毎月の費用や5年間の総額は高くなります。見積を比較するときは、リース料金とカウンター料金の両方を確認しましょう。

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参照：複合機のカウンター料金相場｜コピー機リースの1枚単価は何円？

 

コピー機・複合機はメーカーによる価格差が大きい

コピー機・複合機は、メーカーによって本体価格や販売店の値引き幅が異なります。そのため、同程度の性能を持つ機種でも、月額リース料金に数千円から1万円以上の差が出ることがあります。

コピー機のリース料金を抑えたい場合は、メーカーも比較することが重要です。

25～26枚機でもリース月額1万円以上の差がある

25～26枚機のリース料金相場では、京セラのTASKalfa MZ2501ciが月額15,900円、富士フイルムのApeos C2571が月額26,700円です。同程度の印刷速度でも、月額では10,800円、5年間では64万8,000円の差になります。

ただし、機種によって標準搭載される機能や構成が異なるため、単純に比較はできません。実際に見積を比べる際は、FAXや給紙カセットなどの条件をそろえましょう。

▼25～26枚機のメーカー別リース料金相場

40～45枚機では5年間で約90万円の差が出ることもある

40～45枚機では、京セラのTASKalfa MZ4001ciが月額21,300円、富士フイルムのApeos C4571が月額36,200円です。

月額では14,900円、5年間では89万4,000円の差になります。印刷速度が速く、本体価格の高い機種ほど、メーカーによる価格差も大きくなる傾向があります。

▼40～45枚機のメーカー別リース料金相場

リース料金が安いのは京セラ・シャープ

リース料金の安さを重視する場合は、京セラやシャープが有力な候補です。ただし、実際の料金は販売店の値引き幅や機種、オプション構成によって異なります。

メーカー別の詳しいリース料金は、以下の記事で紹介しています。

「現在と同じメーカー」にこだわるとリース料金は安くならない可能性がある

コピー機を入れ替える際、使い慣れていることを理由に、「現在と同じメーカー」にこだわってしまう方がいらっしゃいます。メーカーを指定すると比較できる機種が限られ、リース料金は下がりにくいです。

特定の機能や保守上の理由がなければ、他メーカーの同等機種も含めて比較しましょう。メーカーを変更するだけで、必要な性能を維持したままリース料金をおさえられる可能性があります。

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コピー機リースで失敗しない販売店の選び方

コピー機・複合機は、同じメーカー・同じ機種でも、販売店によって本体価格の値引き幅やカウンター料金が異なります。適正価格で契約するには、販売店選びが重要です。

見積の条件が明確な販売店を選ぶ

月額リース料金だけを見ても、見積が安いかどうかは判断できません。次の項目が明確に記載されているか確認しましょう。

「月額○円」だけを強調し、本体価格や契約期間が分からない見積には注意が必要です。

参照：コピー機・複合機の見積を安くする方法｜見積書のチェックポイントも解説

保守の担当会社と対応エリアを確認する

コピー機・複合機の保守は、販売店が担当するとは限りません。メーカーやメーカー系保守会社、販売店、地域の保守会社などが対応します。

販売店保守の中には、技術力が高く、地域密着で迅速に対応してくれる会社はあります。一方で、技術者や保守拠点が少なく、訪問や部品の手配に時間がかかる場合もあります。

保守契約の前に、次の点を確認しておきましょう。

最初に見積を依頼する販売店は慎重に選ぶ

この運用はメーカーによって異なり、メーカーと販売店の関係によっても変わります。なかでも富士フイルム（ゼロックス）は、最初に依頼した販売店の影響を受けやすい傾向があります。

すでに高い見積が出ている場合は、同じメーカーの別販売店ではなく、他メーカーの同等機種へ切り替えることで安くできる可能性があります。

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参照：カウンター料金は販売店によって差がある｜最初の見積が重要

コピー機・複合機のリース申し込みで行うこと

ユーザーが行うことは、主に次の5つです。

1．使用状況や希望条件を販売店へ伝える

販売店へ、月間印刷枚数、必要な機能、設置場所、予算、納入希望時期などを伝えます。現在使用しているコピー機がある場合は、機種名、契約期間、月額リース料金、カウンター料金も伝えてください。使用状況を正確に伝えることで、過不足のない機種を提案してもらいやすくなります。

2．提案された機種と見積を確認する

販売店から提案を受けたら、機種が使用状況に合っているかを確認します。あわせて、月額リース料金、契約期間、カウンター料金、保守条件、オプションの内容も確認しましょう。わからない項目を残したまま、審査や契約へ進まないことが大切です。

3．審査に必要な情報を販売店へ提出する

見積内容に納得したら、販売店を通してリース会社へ申し込みます。リース会社の手配や審査の申し込みは、通常、販売店が行います。

利用者は、販売店から案内された申込書への記入や、審査に必要な情報・書類の提出を行います。審査内容によっては、決算書や事業内容がわかる資料などを求められる場合があります。

4．契約内容を確認して署名・押印する

審査に通ったら、リース契約書の内容を確認して署名・押印します。契約書では、機種名、月額リース料金、契約期間などに間違いがないかを確認してください。代表者印、印鑑証明書、登記事項証明書などが必要になる場合もあります。

5．納品日と設定内容を確認する

契約後の納品手配も、通常は販売店が行います。利用者は販売店と納品日を調整し、当日の立ち会いや動作確認を行います。

パソコンとの接続、プリンター、スキャン、FAXなどの設定範囲や、設置・設定費用が見積に含まれているかも、納品前に確認しておきましょう。

参照：コピー機・複合機リースの申し込み方法

コピー機・複合機リースのよくある質問

最後に、コピー機・複合機リースに関する疑問に回答します。

個人事業主や設立直後の法人でもリース契約できますか？

個人事業主や設立直後の法人でも、コピー機・複合機のリース契約は可能です。ただし、法人の設立年数や業績、代表者の信用情報などをもとに、リース会社の与信審査が行われます。

設立直後の場合は、代表者の連帯保証を求められたり、事業計画書や預金残高がわかる資料などの提出を求められたりすることがあります。

1社のリース会社で審査に通らなくても、審査基準の異なる別のリース会社で承認される可能性はあります。審査が不安な場合は、複数のリース会社と提携している販売店へ相談するとよいでしょう。

参照
・個人事業主でもコピー機リースは可能？与信審査の不安を解消
・コピー機リースの与信審査に通らない理由と対策

コピー機リースの初期費用は本当にかかりませんか？

リースでは、コピー機本体の代金を導入時に一括で支払う必要はありません。

ただし、搬入・設置費用、パソコンやネットワークの設定費用、現在使用しているコピー機の撤去費用などが、別途必要になる場合があります。これらの費用がリース料金に含まれているか、導入時に別途請求されるかは販売店によって異なります。納品時に支払う費用がないか見積書で確認しましょう。

リース契約が終了したら、コピー機はどうなりますか？

リース料をすべて支払っても、コピー機が自社の所有物になるわけではありません。契約満了後は、主に次の選択肢があります。

返却時の搬出・運送費は、利用者の負担になる場合があります。また、回答期限までに手続きをしなければ、自動的に再リースへ移行する契約もあるため、満了案内の内容を確認してください。

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参照：コピー機・複合機のリース終了後はどうする？

まとめ｜コピー機・複合機リースの料金と選び方

コピー機・複合機のリースとは、ユーザーが選んだ新品の機器をリース会社が購入し、ユーザーへ長期間貸し出す契約です。一般的な契約期間は5～6年で、契約途中での解約は原則できません。

コピー機の月額リース料金相場は、印刷速度によって次のように異なります。

月額リース料金は、コピー機の本体価格にリース料率を掛けて算出します。リース料率の相場は、5年契約で1.9～2.0％、6年契約で1.6～1.7％です。

また、コピー機を使用するには、リース料金とは別にカウンター料金がかかるのが一般的です。カウンター料金の相場は、モノクロ1枚あたり1.0～1.2円、カラー1枚あたり10～12円程度です。毎月の負担を判断するときは、リース料金とカウンター料金を合計して考えましょう。

コピー機の本体価格や販売店の値引き幅は、メーカーによって異なります。同程度の性能でも月額リース料金に数千円以上の差が出るため、現在使用しているメーカーだけに絞らず、他メーカーの同等機種も比較することが大切です。

最後に、契約前には次の点を確認してください。

コピー機・複合機は、同じ機種でも販売店によって見積額が大きく異なります。さらに、最初に提示された条件が基準となり、あとから同じメーカーの安い見積を取りにくくなる場合があります。最初に見積を依頼する販売店は慎重に選びましょう。

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