コピー機・複合機の見積を安くする方法｜見積書のチェックポイントも

まず知っておかなければならないのは、コピー機・複合機の見積価格を1円でも安くしたいなら相見積をとることです。ただし、見積書のチェックポイントが分からないと”隠れたコスト”に気付けずに安く導入することができなくなってしまいます。

この記事は、見積書の内容を理解して安く導入したい人に向けて以下のことがわかる内容となっています。

 

 

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コピー機・複合機の見積書でチェックすべき4つのポイント

コピー機・複合機をリースする際には、販売店や代理店が「見積書」を出してきます。見積書に書かれてある数字を鵜呑みにしないでください。

まず見積書に書かれている項目の中で、どこをチェックすればいいのか、そのポイントを4つ解説します。

【見積書でチェックすべき4つのポイント】

①提案された機種が自社に合っているか

②金額が適正か、合計額が予算内か

③保守の契約内容

④支払い条件と見積書の有効期限

 

 

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①提案された機種が自社に合っているか

コピー機・複合機にはたくさんの種類があります。例えば複合機には、デジタルフルカラー複合機、デジタル広幅複合機、プロダクションプリンターといった機種があり、用途によってさまざまです。

見積を依頼すると販売会社や代理店とのヒアリングで、自社で使う場合に適した機種を紹介してくれます。見積書にある機種が、希望したものかどうかをしっかりと確認しましょう。必要な機能がなければ業務に支障が出ます。余計な機能があれば見積額が高くなります。

 

 

②金額が適正か、合計額が予算内か

まず、見積の合計金額が予算内であるかを確認しましょう。さらに、計算間違いがないかも見ておく必要があります。

次に、見積書に書かれている各項目の金額が適正価格なのかどうかを確認します。前述したように、見積額には隠れたコストが乗せられていることがあるからです。詳しくは次章で述べますが、例えばリース料金やカウンター料金は同じ機種であっても販売店や代理店によって異なります。相場より高いのか、安いのかを判別できるようにしましょう。

また、Adobe illustratorのようなデザインツールを使用している場合、特別な拡張キットが必要になり、オプションとして追加しなければなりません。業務に必要なオプションが設定されているかも確認しましょう。逆に、不要なオプションが設定されていないかも確認すべきです。

 

 

③保守の契約内容

精密機器であるコピー機・複合機は、故障した際の修理費用が高額になることがあります。故障が多くなるとこうした修理費用が負担になってしまいます。そこで保守契約を結ぶのが一般的ですが、契約の内容はいくつか種類があります（次章で詳しく解説します）。

 

例えば、一般的なカウンター保守契約はモノクロ1枚いくら、カラー1枚いくらと設定しますが、その代わりに消耗品や修理費が無料です。そのほかの種類は、年間保守契約、スポット契約などがあります。見積書ではどういった契約内容になっているかを確認しましょう。

 

 

④支払い条件と見積書の有効期限

最後に支払い条件です。コピー機・複合機は購入、リース、レンタルと導入方法によって支払い条件が異なります。購入であれば一括や分割といった方法があり、リースは決められた回数で毎月定額を支払う方法です。

また、一般的に見積書には3ヵ月など期限が設定されています。期限を過ぎると金額や条件も変わってくるため、期限がいつまでなのかを確認する必要があります。

 

 

コピー機・複合機の見積を安くするために事前に行うべき3つのポイント

次に、コピー機・複合機を安く導入するために、事前にやっておくべきポイントについて解説します。まだ見積依頼をしていない段階であれば、以下の内容を参考にしてください。

【事前に行うべき3つのポイント】

①自社でのコピー機・複合機の利用状況を把握する

②自社に合ったコピー機・複合機の導入方法を見極める

③自社に合ったコピー機・複合機の保守契約を見極める

 

 

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①自社でのコピー機・複合機の利用状況を把握する

先にも触れたように、機種によって機能はさまざまです。自社の業務に適した機種を見極めるためには、コピー機・複合機をどの程度利用しているか、どのように利用しているのかを把握しておく必要があります。具体的には、以下の内容を確認しましょう。

 

忙しいときやそうでないときなど、時期によって印刷する枚数は異なるでしょう。月間の平均枚数を把握しておくのが良いです。また、ハガキ、A4、B5、A3、ポスターなど、業務に必要な用紙サイズも知っておきましょう。そのほか印刷スピード、使用するデザインツール、クラウドとの連携の有無、FAXのPDF化の有無など必要な機能を細かく把握しておくことをおすすめします。

②自社に合ったコピー機・複合機の導入方法を見極める

次は導入方法です。購入・リース・レンタルの3つの方法がありますが、諸条件からどの方法が自社に適しているかを見極める必要があります。それぞれの主な特徴を下表にまとめました。

購入	＜新品＞ ・中古に比べて初期コストが高額になる一方、支払総額は安くなる ・所有権があり契約期間がないことから譲渡や売却がいつでも可能 ・法定耐用年数は5年で税務面で有利であるが、固定資産税がかかる ・譲渡や売却をしない場合は最終的に処分費用がかかる
	＜中古＞ ・新品に比べて初期コストは安いが、故障が多く保守費用は高くなる ・古い機種の場合、部品がなく修理できないケースもある ・費用が10万円以下（特例によっては30万円以下）であれば経費計上でき税務面で有利 ・譲渡や売却をしない場合は最終的に処分費用がかかる
リース	・月々の支払いは安く抑えられるが総支払額は新品の一括購入より多くなる ・リース料金を定額で払うため管理しやすく経理の負担を軽減できる ・契約するのに審査があり、途中解約ができず、契約終了後は返却が必要
レンタル	・短期（最短1日）で契約したい場合に向いている ・月々の支払いを安く抑えられ、費用は経費にできる ・中古がほとんどのため機能不足で、故障しやすい

 

上記を参考に、どの方法が自社に合っているかを検討しましょう。

 

 

③自社に合ったコピー機・複合機の保守契約を見極める

導入方法とともに保守契約の種類もいくつかあり、コピー機・複合機をどのように使用するかによって保守契約も変わってきます。ここでは主な契約内容を紹介します。

なお、カウンター保守契約で、カウンター料金だけで最低基本料金を超えない場合、最低基本料金の金額が適用されます。例えば、最低基本料金が2,000円とすると、その月のカウンター料金が1,600円だった場合は2,000円（最低基本料金）が適用されます。その月のカウンター料金が3,000円だった場合は3,000円（カウンター料金）が適用されます。

保守の種類	概要	料金の相場
カウンター保守契約（※1）	一般的な保守契約で、月間で印刷した枚数の料金（カウンター料金）を支払う代わりに消耗品や修理費用が無料です。	カラー：約12円/枚 モノクロ：約1.2円/枚
スポット保守契約	保守料金はかかりません。ただし、消耗品は自費での購入、故障が発生したら自費で修理することになります。	修理費用の相場：約8万円/回
トナーキット保守契約	専用トナーを自費で購入。トナーが使用できる間は修理や消耗品が無料です。	専用トナーの相場：約7万円/5,000枚
年間保守契約	年間の料金をまとめて支払うと期間中の修理が無料です。	小型複合機の相場：約2万〜3万円/年

※1 カウンター保守とは、トナー代やメンテナンス代が無料になる保守契約のことで、一般的にはコピー機の導入と同時に契約します。リース料金と一緒に、毎月支払う必要があり、請求額の計算方法は「一ヶ月の間に印刷した枚数×印刷単価（モノクロ◯円/枚、カラー◯円/枚）」で、見積時に印刷単価を交渉することができます。

それぞれの契約のメリット・デメリットなどは以下の記事で説明しています。詳しい内容が知りたい方はぜひご一読ください。

【関連記事】
【複合機の保守契約】コピー機の保守料金相場も紹介

 

 

コピー機・複合機の見積を安くするために実践すべき方法7選

コピー機・複合機の見積でリース料金を安くする方法は「相見積をとること」ですが、その他にもいくつかコツがあります。

ここでは1円でも安くコピー機・複合機を導入するヒントをお伝えします。

【コピー機・複合機の見積を安くする方法7選】

①リース料金相場・カウンター料金相場を知る

②相見積を2～3社からとる

③カウンター料金を安くしたいなら、印刷枚数を多めに伝える

④価格が安いメーカーを選ぶ

⑤今使っているメーカーとは違うメーカーを検討する

⑥コピー機・複合機以外のオフィス商材の抱き合わせ導入

⑦販売店に値下げ交渉をする

 

 

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①リース料金相場・カウンター料金相場を知る

コピー機・複合機のリース料金やカウンター料金は、同じメーカーの同じ機種であっても一律ではありません。コピー機・複合機の代理店や販売店は、販売価格をある程度自由に設定できるため、各代理店や販売店が「どれだけ利益を出したいか」によってリース料金やカウンター料金にはかなり差が出ます。

ただし、優良販売店が出してくる見積書のコピー機・複合機のリース料金には相場があります。また、同じく、カウンター料金にも相場が存在します。

不当に高い金額でコピー機・複合機を導入しないために、あらかじめコピー機・複合機のリース料金相場やカウンター料金相場を把握しておきましょう。

▼コピー機・複合機リース料金相場【印刷速度別】

 

【関連記事】
コピー機・複合機のリース料金相場

 

 

▼コピー機・複合機のカウンター料金相場

一般的な料金相場は 「モノクロ1.0円/枚・カラー10円/枚」と言われています。ここでは主なメーカーのカウンター料金相場を紹介します。

＜複合機各メーカー別カウンター料金相場＞

メーカー	モノクロ(円/枚)	カラー(円/枚)
京セラ	0.6円	6円
シャープ	0.8円	8円
東芝	1.0円	10円
ムラテック	1.2円	12円
キヤノン	1.2円	12円
リコー	1.2円	12円
富士フイルム（ゼロックス）	1.2円	12円
コニカミノルタ	1.2円	12円

 

各メーカーの詳しい情報は下記の関連記事をお読みください。

 

【関連記事】
コピー機・複合機のカウンター料金相場
【東芝複合機のカウンター料金相場】他社コピー機と比較して高い？
【ムラテック複合機のカウンター料金相場】底値はカラー10円、モノクロ1.0円！？
【京セラ複合機のカウンター料金相場】底値はカラー4円、モノクロ0.6円！？
【シャープ複合機】カウンター料金相場はいくら？競合他社との価格を比較
【キヤノン複合機】カウンター料金相場はいくら？競合他社のコピー機と比べて高め？
【リコー複合機】カウンター料金相場はいくら？競合他社との価格を比較
【コニカミノルタ複合機】カウンター料金相場はいくら？競合他社との比較や底値も公開
富士フイルム（ゼロックス）複合機のカウンター料金の相場は何円？

 

 

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②相見積を2～3社からとる

コピー機・複合機のリース料金を安くするためには、導入機種や保守内容などをある程度まで決めたうえで、2～3社から相見積をとりましょう。

相見積とは、1社だけではなく複数社から見積を取得すること。代理店同士を価格で競わせることができるため、最終的にリース料金を安くできる場合がほとんどです。

さらに、カウンター保守（※1）の印刷単価も安くできる場合も多いので、リース料金と含めて交渉しましょう。

※1 カウンター保守とは、トナー代やメンテナンス代が無料になる保守契約のことで、一般的にはコピー機の導入と同時に契約します。リース料金と一緒に、毎月支払う必要があり、請求額の計算方法は「一ヶ月の間に印刷した枚数×印刷単価（モノクロ◯円/枚、カラー◯円/枚）」で、見積時に印刷単価を交渉することができます。

▼関連記事：カウンター保守契約とは？注意点と安く契約する2つの方法

 

 

③カウンター料金を安くしたいなら、印刷枚数を多めに伝える

1ヵ月あたりの印刷枚数を多めに伝えることで、カウンター保守契約費用を安く抑えられる場合があります。

メーカーや代理店側は、より多くの利益を獲得するために、一ヶ月あたりの印刷枚数が多い顧客を重視する傾向があります。そのため、印刷枚数を多めに伝えることで優先度が高くなり、値下げ交渉に柔軟に対応してくれる可能性が高くなります。

ただし、極端に多い枚数を伝えてしまうと、それに見合う高速タイプの複合機が提案されてしまい、結果的に複合機本体のリース料金が高くなってしまいます。

 

 

④価格が安いメーカーを選ぶ

コピー機・複合機には「価格が安いメーカー」と「価格が高いメーカー」があります。価格が安いメーカーは、京セラとシャープです。価格が高いメーカーは、富士フイルム(ゼロックス)やキヤノン、リコーといった、コピー機・複合機シェア上位の3社（※参照：「コピー機・複合機のメーカー比較」）。

特に京セラは、「爆安コピー機メーカー」として圧倒的な存在感を誇ります。京セラ機の本体価格は他社同型機種よりも2割以上安い場合も多く、またカウンター料金相場は「カラー6円/枚・モノクロ0.6円/枚」と破格の安さです。

 

 

⑤今使っているメーカーとは違うメーカーを検討する

複合機業界では、同じメーカーで機種を入れ替える場合、現在の契約店以外から導入することをメーカーが規制しています。現在使用中のメーカーの見積がほしい場合は、現在の販売店に依頼しなければなりません。

これは、複合機業界の悪しき慣習です。

よって、今の複合機より安いリース料金を勝ち取りたいなら、今使っているメーカーとは違うメーカーから見積をとる必要があります。

 

 

⑥コピー機・複合機以外のオフィス商材の抱き合わせ導入

ここで一つ、やや危険な裏技を掲載しておきます。

最近、アナログからデジタルへの移行やリモートワークの増加など様々な要因のため、コピー機・複合機が売れなくなってきています。各販売店は「売れないコピー機をどう売るか」ではなく、通信回線やセキュリティ、ビジネスフォンなどの「オフィス商材」を抱き合わせで販売するビジネススタイルを模索。

各販売店はコピー機・複合機だけでなく「オフィス商材」を売りたがっています。つまり、ユーザー側が「コピー機・複合機と一緒にオフィス商材も買う」姿勢を見せれば、確実にコピー機・複合機の販売価格は下がります。

と、ここまでご提案しましたが、この手法はあまりおすすめできません。なぜなら全てのオフィス商材を丸々一社にお願いしてしまうと、リースアップ後の契約で不利な条件を突きつけられる可能性があるからです。ゆえに、オフィス商材を抱き合わせでお願いするのは「最後の手段」にしたほうが無難でしょう。

 

 

⑦販売店に値下げ交渉をする

「コピー機・複合機の見積を安くする方法」の最後にお伝えしたいのは、「値下げ交渉」についてです。

相見積をとる場合でも、全ての販売店が最初から「本気の価格」を出してきてくれるわけではありません。中には、限界価格ではなくその一歩手前で勝負してくる販売店も。相見積で納得できる価格を提示されなかった場合は、ダメ元で販売店に値下げ交渉してみましょう。

なお、コピー機・複合機のメーカーの中でも京セラだけは最初から限界価格を提示してきます。他社複合機と比較してビックリするような安値を提示することで、競争に勝ち抜いてきたのが京セラの商売手法です。

 

 

コピー機・複合機の見積から導入までの手順

検討段階のうちに導入までの流れを理解しておくと契約がスムーズに進みます。ここでは見積から導入までの手順を説明します。

【コピー機・複合機の見積から導入までの手順】

①複数社からの見積を比較検討し業者を選定する

②契約手続きをする

③搬入・設置工事を設定する

④納品物の確認

 

 

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①複数社からの見積を比較検討し業者を選定する

まず見積を依頼するのですが、必ず複数社に依頼し相見積をすることが重要です。その上で比較検討し、自社の希望に合った機種・価格を提示した販売店・代理店に依頼するようにしましょう。

見積書の内容に納得できない部分があれば、販売店・代理店に相談し、場合によっては価格を下げてもらう交渉も必要です。

 

 

②契約手続きをする

販売店・代理店が決まったら、次は契約手続きです。リースの場合は、支払い条件・リース期間などをリース会社に提示し、財務諸表などとともに申込を行います。その後、審査となり、認められれば契約締結です。なお、審査には数日から１週間程度かかる契約には代表者印、印鑑証明、現在事項全部証明書が必要です。

 

 

③搬入・設置工事を設定する

メーカーからリース会社にコピー機・複合機が納品され、その後自社に納品されます。コピー機・複合機は重量のある機器です。階段しかない場合など運搬の負担が大きいと別途費用がかかることもあります。納品日当日は設置が完了するまで、担当者が立ち会うことがほとんどです。

 

 

④納品物の確認

設置から数日後、発注内容と納品されたものが間違いないか、リース会社から確認の電話が入ります。もし何か不都合があれば、申し出るようにしましょう。

 

 

コピー機・複合機を安く導入できた成功事例4選

当サイトのお客様で、実際に安く導入できた事例をいくつか紹介します。

コピー機・複合機を安く導入できた成功事例

【成功事例1】カウンター料金を大幅に安くできたX社

【成功事例2】希望メーカーへの乗り換えでカウンター料金を安くできたY社

【成功事例3】相見積の結果、総支払額を抑えられたZ社

【成功事例4】依頼時に相見積と伝え安くリースできたW社

 

 

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【成功事例1】カウンター料金を大幅に安くできたX社

 

 

リース期間満了を迎えるタイミングで複合機を使うX社様よりご相談がありました。月間印刷枚数は、カラー約500枚、モノクロ約3000枚で、文書印刷がメインとのこと。「写真や画像の印刷品質は求めないので、少しでもランニングコストを下げたい」とのご要望で、3社から見積をとりました。

結果、京セラ複合機を扱う販売店から「カラー6円、モノクロ0.6円」というカウンター料金を獲得しました。

以前はカラー8,000円（500枚×16円）、モノクロ6,000円（3,000枚×2円）で月間約1万4,000円でしたが、カラー3,000円（500枚×6円）、モノクロ1,800円（3,000枚×0.6円）で月間約4,800円となり、月に9,200円、1年で11万400円のコストを削減できました。

 

 

【成功事例2】希望メーカーへの乗り換えでカウンター料金を安くできたY社

 

 

現状R社の複合機を使っているY社様から、「富士フイルム(ゼロックス)複合機に変えたいが、リース料やカウンター料金が今より高くなるようなら、C社も検討したい」というご相談でした。

富士フイルム(ゼロックス)の販売業者に声をかけ、他1社から見積をとりました。もともとのカウンター料金はカラー15円/枚・モノクロ1.5円/枚でしたが、富士フイルム(ゼロックス)の販売店から「カラー11円/モノクロ1.1円」と、現状より大幅に低いカウンター料金の提示を受けました。

「カウンター料金が低い」ことと、「希望の機種をリースできた」ことで、大満足とのお声をいただきました。

 

 

【成功事例3】相見積の結果、総支払額を抑えられたZ社

シャープのBP-70C55 55枚機を相場よりも安いリース料金で契約されたZ社様の事例です。45枚機のリース期間の満了を待って、当初は馴染みの販売店から新品の55枚機をリースしようと考えていました。ところが見積書を見てリース料金のアップ幅に愕然とされたそうです。そこで、Z社様は他メーカーの50～60枚機で2万円程度のリース料金のものはないか、相見積にかけることにしました。

その結果、シャープのBP-70C55を1万7,000円/月でリース契約できたそうです。もちろん5年リースでしたので、総支払額は102万円程度におさまります。やはり相見積をとることは重要なのがわかる事例でした。

 

 

【成功事例4】依頼時に相見積と伝え安くリースできたW社

Y社様はリース料金を調べているときに、相場よりも高い金額で契約していることに気が付いたそうです。そこで少しでも料金を安くするために数社から相見積を取り、一番安く提案をしてくれた販売店と契約しました。

契約した月額リース料金は、1万1,700円と相場よりもかなり安い金額です。見積を取るときに「相見積しています」と伝えていたため、価格競争が起こった事例です。このように、相場よりも安く複合機を導入するためには、相見積を取ることが重要です。

リース料金の相場がいくらくらいかを知りたい方は、以下の記事が参考になるでしょう。ぜひ、ご一読ください。

【関連記事】
業務用コピー機のリース料金相場を比較！複合機の価格を知る

 

 

同じメーカーでコピー機・複合機の相見積をとるときの注意点

次に、同じメーカーでコピー機・複合機の相見積をとるときに注意すべき点を挙げます。ぜひ参考にしてください。

 

「最初に見積をとる販売店選び」が重要！カウンター料金は動かせない

最も重要なことは最初に見積をとる販売店選びです。なぜなら、2番目以降の販売店は最初の販売店が出す「カウンター料金」の見積額と同額、あるいはそれ以上となるためです。

例えば、最初の販売店から提示されたカウンター料金が「カラー20円/枚・モノクロ2.0円/枚」だったとします。2番目以降の販売店は「カラー20円/枚・モノクロ2.0円/枚」以下の金額では出せません。

カウンター料金は、販売店が見積を出す際にメーカーへ申請を行い、メーカーがそれを承認することで決定します。メーカーは最初に申請を出した販売店を優遇するため、後から申請してきた販売店が最初の販売店より安いカウンター料金を出さないように規制するのです。

最初の販売店で提示されたカウンター料金が相場並、あるいはそれ以下であれば良いのですが、相場よりも高い水準だと相見積をとっても安く導入できなくなってしまいます。

特に、メーカー保守ではなく自社で保守を行う販売店はカウンター料金を高く出す傾向があるため、最初の販売店選びには注意が必要です。

また、富士フイルム・キヤノン・リコーなどのメーカーはこの規制が厳しいですが、京セラ・シャープは後から見積を出す販売店でもカウンター料金が安くなる場合があります。

 

最初の販売店から提示されたカウンター料金の見積額が高い！打開策は？

残念ながら、例えば「コピー機は絶対にリコーがいい」など、コピー機メーカーにこだわりがある場合は「最初に取得した見積のカウンター料金」より安くなることはありません。

しかし、メーカーにこだわりが無い場合は別です。「初回見積と異なる販売店」に「初回見積とは異なるメーカーのコピー機の見積」を依頼すれば、カウンター料金は安くなる可能性があります。

例えば、初回見積で「リコー」のカウンター料金が高すぎた、とします。その見積書を初回とは異なる安い販売店に提出し、「富士フイルム（ゼロックス）」のコピー機の見積をとると、、、、リコー複合機よりぐっと安いカウンター料金が提示されます。

なお、当サイトでは安いカウンター料金を提示できる販売店と提携しております。直近にご依頼いただいたお客様へご提示したカウンター料金を開示いたします。参考にしてください。

 

 

 

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コピー機・複合機の導入でよくある質問

コピー機・複合機の導入を検討する際によくある質問をまとめました。

【導入を検討する際によくある質問】

Q.複合機のリース料の相場はいくらですか？

Q.リース契約は途中解約できますか？

Q.ランニングコストはプリンターと複合機のどちらが安いですか？

 

 

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Q.複合機のリース料の相場はいくらですか？

リース料の相場は下表のとおりです。

	20枚機	30枚機	40枚機	50枚機
月間印刷枚数目安	3,000枚まで	6,000枚まで	1万枚まで	3万枚まで
リース料金相場	約1万2,000円/月	約1万6,000円/月	約2万2,000円/月	約2万3,000円/月
本体価格相場	約70万円	約86万円	約115万円	約120万円

 

さらに詳しい情報が知りたい方は以下の記事をお読みください。

【関連記事】
業務用コピー機・複合機のリース料金・価格相場を比較
複合機のリース料率相場と計算方法

 

 

Q.リース契約は途中解約できますか？

リース契約は基本的には途中解約ができません。なぜなら、リース会社が先に本体価格を支払っているためです。ただし、残りのリース料を一括で支払うことで途中解約できるケースもあります。さらに、違約金やコピー機・複合機の返却に必要な運搬費等も支払う必要があります。

 

 

Q.ランニングコストはプリンターと複合機のどちらが安いですか？

ランニングコストを印刷代と電気代とすると、プリンターのほうが安いです。ただし、ランニングコストが安いプリンターも修理が多くなれば長期スパンで見ると費用がかさみます。総支払額では、保守契約で修理や消耗品が無料になる複合機のほうが安くなるケースもあるでしょう。

 

 

【まとめ】交渉次第で安くなる！

実は、コピー機・複合機の販売価格には、かなり差があります。同じメーカー、同じスペックのコピー機でも、販売価格に数十万円の開きが出ることもザラです。

提示価格が高いならしっかり交渉して、安いリース料金＆カウンター料金を勝ち取りましょう。

当サイトでは、コピー機・複合機の相見積を全国の優良販売店からお取り寄せいたします。もちろん、しつこい営業は一切無しです。

他で見積を既に取得済みのお客様はぜひ当サイトへお問合せください。さらに安く提示できる業者がないか、お探しいたします。

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