【コピー機・複合機の保守】カウンター保守のメリットとデメリット

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カウンター保守のメリット&デメリットは?

 

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出典:京セラドキュメントソリューションズ

 

現在、業務用コピー機・複合機の保守契約は「カウンター保守契約」が主流となっていますが、カウンター保守のメリット・デメリットには、どのようなものがあるでしょうか?

ここでは、カウンター保守契約のメリット・デメリットや業務用コピー機・複合機の保守契約の種類、それぞれの特徴について比較を交えてお伝えします。

 

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コピー機・複合機の保守契約の種類とメリット・デメリット

まずは、業務用コピー機・複合機の保守契約の種類について説明します。コピー機・複合機の保守契約は、主に以下の4種類あります。

 

  1. カウンター保守契約
  2. スポット保守契約
  3. トナーキット保守契約
  4. 年間保守契約

 

それぞれの保守契約の特徴を以下の表にまとめました。

 

保守契約 トナー代 修理代 毎月の支払い 支払方式
カウンター保守契約 無料◎
(カウンター料金に含まれている)
無料◎
(カウンター料金に含まれている)
あり△ 毎月、印刷した枚数の分だけ支払う
スポット保守契約 有料△ 有料△ 修理の有無による〇 修理の度に支払う
キット保守契約 有料△ 無料◎(トナーキット代に含まれる) トナーキット交換の有無による〇 トナーキット購入
年間保守契約 有料△ 有料△ なし◎ 1年ごとに支払う

 

これらの特徴を把握したうえで、まずは現在の主流となっている「カウンター保守契約」のメリット・デメリットについて見ていきましょう。

 

①カウンター保守契約

カウンター保守契約とは、コピー機・複合機の定期メンテナンスや修理対応、トナー交換などのサービスを受けられる保守契約です。

カラーとモノクロ、それぞれの1ヶ月あたりの印刷枚数に応じて、カウンター料金が請求されます。

具体的なカウンター保守契約のメリットは以下の通りです。

 

カウンター保守契約のメリット

  • 定期メンテナンスを受けられる
  • トナー交換が無料
  • コスト管理を行いやすい
  • 工夫次第では毎月のコストを安くできる
  • 交渉次第で安い単価で契約できる

 

カウンター保守契約は、印刷枚数に応じてカウンター料金が請求されるため、毎月のコストが推測しやすいことが大きなメリットです。

たとえば、スポット保守契約などでは、修理の度にコストが発生してしまい、予期せぬタイミングで修理代が掛かるので、コスト管理が容易ではありません。

また、カウンター保守契約では、トラブル・サポート対応も、カウンター料金の中に含まれているため、基本的に訪問費用や修理費用などは掛かりません。

なお、あまり知られていませんが、カウンター料金は交渉次第で安く契約することができます。

カウンター料金の価格相場はモノクロ1.0~3.0円、カラー10~20円が相場ですが、相見積などを使って価格交渉を行うとメーカーや月間の印刷枚数によっては、モノクロ0.7円程度、カラー7円程度での契約も可能です。

下記の関連記事で、カウンター保守契約の値下げ交渉について紹介しているので、是非参考にしてください。

 

▼関連記事:カウンター保守契約の5つの節約方法と値下げ交渉

【カウンター料金が高い!】5つの節約方法と値下げ交渉

 

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このように、メリットが多いカウンター保守契約ですが、事前に知っておきたいデメリットも幾つか存在します。具体的には、以下の4点です。

 

カウンター保守契約のデメリット

  • 基本料金が設定されている
  • カラー印刷が多い月は請求額が高額になってしまう
  • 毎月の印刷枚数が少ない会社ではコストが負担になる可能性もある
  • メーカーや販売店によって料金が異なる

 

カウンター保守契約では、基本料金が定められており、1ヶ月あたりの印刷枚数がゼロや数枚の場合、基本料金分を支払う必要があります(メーカーによっては「基本料金」ではなく「最低料金」と記載していることもあります)。

例えば、1ヶ月あたりの基本料金が1,000円に設定されており、テレワーク等の関係でモノクロ(1.0円)を10枚しか印刷しなかった場合、その月の請求額はモノクロ1.0円×10枚=10円ではなく、基本料金の1,000円が請求されることになります。

そのため、毎月の印刷枚数が少ない場合は、逆にコスト負担が大きくなってしまうリスクがあります。

カウンター保守契約は「定期メンテナンスがあると安心」「急な修理などでコストが発生することを避けたい」「毎月の印刷枚数が多い」という会社におすすめです。

 

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②スポット保守契約

スポット保守契約とは、修理の度に料金を支払う保守契約で、カウンター保守のような基本料金などは掛かりません。その一方で、修理等の理由でサービス担当が訪問すると、修理代や訪問費用などのコストが発生します。

故障や不具合の内容によっては、修理代が高額になる可能性もあり、コスト管理が難しい保守契約とも言えます。

スポット保守契約の具体的なメリット・デメリットは以下の通りです。

 

スポット保守契約のメリット

  • 修理頻度が少ないほどコストを抑えられる
  • カウンター料金などの毎月の支払いはない

 

スポット保守契約のデメリット

  • 修理頻度が多いとコスト負担が大きくなる
  • 故障内容によっては修理代が高額になるリスクがある
  • 定期メンテナンスには対応していない

 

スポット保守契約は「毎月の印刷枚数が少ない」「毎月のコスト負担を抑えたい」などの会社に向いていると言えます。

なお、短期間で業務用コピー機を利用したい場合は、レンタルサービスも検討してみましょう。

コピー機・複合機のレンタルについては、下記の関連記事で詳しく紹介しています。

 

▼関連記事:コピー機・複合機のレンタルのメリット・デメリット

【コピー機・複合機のレンタル】リースとの違いとメリット&デメリット

 

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③トナーキット保守契約

トナーキット保守契約とは、専用トナーを購入することで保守・サポートを受けられる保守契約です。

専用トナーの料金には、保守サービスも含まれているため、一般的なトナーよりも料金が高めに設定されています。

 

トナーキット保守契約のメリット

  • 専用トナーを使っている間は修理代が無料
  • トナーキット保守に対応している機種は、ほとんどがモノクロ機のため本体価格が安め
  • カウンター料金などの毎月の支払いがない

 

トナーキット保守契約のデメリット

  • 専用トナーを購入する手間・コストが掛かる
  • 基本的にモノクロ機種限定など、契約できる機種が限られている
  • 定期メンテナンスには対応していない

 

専用トナーを購入しなければならないので、若干の手間は掛かりますが、専用トナーが切れるまでは修理代が無料です。

しかし、トナーキット保守契約は、基本的にモノクロ機種のみにしか対応していない等、機器の選択の幅が狭まるデメリットがあります。

トナーキット保守契約は、「定期メンテナンスは不要」「毎月の印刷枚数が少ない」などの会社におすすめです。

 

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④年間保守契約

1年間のサポート料金をまとめて支払う契約が年間保守契約で、契約期間中は修理代が無料です。

しかし、小規模オフィス向けのコピー機(A4機や卓上タイプ)など、契約できる機種が限られており、大型のコピー機・複合機の保守契約としては、ほとんど結ばれることがありません。

小規模オフィス向けのコピー機で、年間保守契約を結ぶ際のメリット・デメリットは以下の通りです。

 

年間保守契約のメリット

  • 保守料金の支払いが年に1度
  • カウンター料金などの毎月の支払いが発生しない

 

年間保守契約のデメリット

  • 純正トナーの購入が必須
  • 契約できる機種が限られている

 

ここまで、4つの保守契約についてお伝えしてきました。

保守内容や契約期間によって、料金やサービス内容が異なるため、メーカーや販売店と相談したうえで、自社に合った保守プランを選びましょう。

また、価格を抑えたい場合や新規開業等でリース審査が通らなかった場合は、中古のコピー機・複合機を検討しても良いでしょう。

中古なら、機種によっては新品の10分の1程度の価格で購入できるケースもあります。

下記の記事で、中古コピー機・複合機のメリット・デメリットについて詳しく解説しています。興味のある方はチェックしてみてください。

 

▼関連記事:中古のコピー機・複合機の5つのメリット・デメリット

【中古のコピー機・複合機ってどう?】5つのメリットと5つのデメリット

 

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まとめ

  • 業務用コピー機・複合機の保守契約は「カウンター保守」「スポット保守」「トナーキット保守」「年間保守」の4つがある
  • 現在は「カウンター保守契約」が主流
  • カウンター保守契約のメリットは「定期メンテナンスが無料で受けられる」「トナー交換が無料」「交渉次第で安くなる」など
  • カウンター保守契約のデメリットは「基本料金が設定される」「カラー印刷が多い月は請求額が高額になる」「印刷枚数が少ない場合は割高になる」など
  • スポット保守契約のメリットは「修理頻度が少ないほど安く抑えられる」「毎月の支払いはない」
  • スポット保守契約のデメリットは「修理頻度が高いと割高」「修理内容によって金額が異なる」など
  • 機器を短期間だけ利用したい場合は「業務用コピー機・複合機のレンタル」も検討しよう
  • トナーキット保守契約のメリットは「修理代が無料」「基本料金がない」「毎月の支払いがない」
  • トナーキット保守契約のデメリットは「専用トナーを購入する手間・コストが掛かる」「契約できる機種が限られている」など
  • 年間保守契約のメリットは「支払いが年に1度だけ」「毎月の支払いがない」
  • 年間保守契約のデメリットは「純正トナーの購入が必須」「契約できる機種が限られている」
  • 価格を抑えたい場合は「中古のコピー機・複合機」も検討しよう