【コピー機・複合機の見積もり】リース料金を安くする5つの方法と注意点
コピー機・複合機の見積もりを安くする方法
出典：東芝テック
コピー機・複合機の見積もりを取得する際、「リース料金をできるだけ安くする方法」について考えたことがありますか？
業務用コピー機・複合機のリース料金は、製品のスペックだけではなく、何社から見積もりを取得したか、リース料率はどのくらいか？などによっても左右されます。もちろん、コピー機本体の価格も代理店によって様々です。
今回は、見積もりを取得する際に実践して欲しいリース料金を安くする5つの方法や見積もりを取得する際の注意点についてお伝えします。
コピー機・複合機の見積もりでリース料金を安くする5つの方法
コピー機・複合機の見積もりでリース料金を安くする方法は以下の5つです。
- 自社に合ったコピー機・複合機を選んで見積もりを取得する
- 相見積もりをする
- 一ヶ月あたりの印刷枚数を多めに伝えて見積もりを取得する
- 見積もりの段階でリース料率が低い代理店を選ぶ
- コピー機・複合機のリース料金相場を把握しておく
これから、それぞれの項目について詳しく解説します。
①自社に合ったコピー機・複合機を選んで見積もりを取得する
自社に合ったスペックの複合機を選ぶことで、最適なリース料金で契約することができます。
業務に必要のない機能が盛り沢山の複合機や、毎月の印刷枚数に合っていない高速モデルの複合機を選ぶと、リース料金が高くなってしまいます。逆に、業務に必要な機能が付いていない複合機や安さ重視で低速モデルの複合機を選ぶと、業務効率が低下してしまうリスクがあります。
複合機の見積もりを取得する際には、主に以下の項目を伝えましょう。
- コピー機・複合機の用途・導入目的
- 予算
- （使っている複合機があれば）残っているリース料金や現在の月額コスト
- （使っている複合機があれば）利用しているメーカーと検討中のメーカー・機種
- 一ヶ月あたりの印刷枚数（モノクロ、カラーの内訳）
複合機の他に、レーザープリンターやインクジェットプリンターを利用している場合は、それらの用途も伝えましょう。プリンターの役割によっては、複合機1台に集約できるケースもあり、トータルコストの削減に繋がる場合もあります。
また、自社に合ったコピー機を選ぶためにも、提案経験が豊富な市場シェアの高いメーカーや実績のある代理店を選びましょう。
▼関連記事：導入実績が豊富なメーカーを選ぶ5つのメリット
②相見積もりをする
コピー機・複合機のリース料金を安くするためには、導入機種や保守内容などをある程度まで決めたうえで、相見積もりをすることがおすすめです。
相見積もりとは、1社だけではなく複数社から見積もりを取得することで、代理店同士を価格で競わせることができるため、最終的にリース料金を安くできる場合がほとんどです。
「相見積もりをする」と伝えるだけでも効果的ですが、先に見積もりをもらっていた代理店に「□□代理店から見積もりをとったら、リース料金が◯◯円だった」と具体的な料金を提示して交渉すると、元々のリース料金よりも値下げしてくれる可能性が高まります。
さらに、カウンター保守（※1）の印刷単価も安くできる場合も多いので、リース料金と含めて交渉しましょう。
※1 カウンター保守とは、トナー代やメンテナンス代が無料になる保守契約のことで、一般的にはコピー機の導入と同時に契約します。リース料金と一緒に、毎月支払う必要があり、請求額の計算方法は「一ヶ月の間に印刷した枚数×印刷単価（モノクロ◯円/枚、カラー◯円/枚）」で、見積もり時に印刷単価を交渉することができます。
▼関連記事：カウンター保守契約とは？注意点と安く契約する2つの方法
③一ヶ月あたりの印刷枚数を多めに伝えて見積もりを取得する
一ヶ月あたりの印刷枚数を多めに伝えることで、カウンター保守契約費用を安く抑えられる場合があります。
メーカーや代理店側は、より多くの利益を獲得するために、一ヶ月あたりの印刷枚数が多い顧客を重視する傾向があります。そのため、印刷枚数を多めに伝えることで優先度が高くなり、値下げ交渉に柔軟に対応してくれる可能性が高くなります。
ただし、極端に多い枚数を伝えてしまうと、それに見合う高速タイプの複合機が提案されてしまい、結果的に複合機本体のリース料金が高くなってしまいます。
④見積もりの段階でリース料率が低い代理店を選ぶ
コピー機・複合機のリース料金は、「機器の本体価格やオプションサービスの合計額×リース料率」で計算されるため、リース料率が低い代理店を選べば見積もり金額を安くできます。
販売実績が多い代理店ほどリース料率を交渉しやすい傾向があるので、代理店の実績などにも注目して選びましょう。
⑤コピー機・複合機のリース料金相場を把握しておく
コピー機・複合機のリース料金を事前に把握しておけば、価格交渉の際に役立ちます。
リース料金相場は、20～30枚/分の印刷速度の複合機で約19,000～27,000円/月（機器本体標準価格、リース料率2％で算出）となっています。
ただし、上記の料金相場はコピー機・複合機の標準価格で計算していますが、代理店・販売店では標準価格より安く仕入れられることがほとんどです。
万が一、見積もり時に紹介した価格相場と同じ価格を提案された場合は、積極的に価格交渉をしましょう。
▼関連記事：コピー機・複合機のリース料金はメーカーや性能で違う！
コピー機・複合機の見積もりを取得する際の注意点
コピー機・複合機の見積もりを取得する際の注意点は以下の通りです。
- 見積もりに保守契約内容や金額が明記されているか確認する
- リース期間は5年などの一般的な長さで見積もっているか
- オプションサービスは必要か
見積もりに保守契約内容や金額が明記されているか確認する
コピー機・複合機の見積もりを取得する際には、保守契約の内容や金額が明記されているか確認しましょう。トラブルが起きた際の対応方法や連絡手順などが記載されているとさらに安心です。
また、見積もりのカウンター保守の部分に具体的な料金明細が記載されているか？を確認することも大切です。カウンター保守で請求される料金は「印刷枚数×印刷単価」の他に、基本料金（モノクロ3,000枚/月分など）があります。
万が一、料金が明記されていない場合は、サポート対応時に追加料金が掛かるリスクがあるので、注意しましょう。
リース期間は5年など一般的な長さで見積もっているか
コピー機・複合機のリース期間が、5年などの一般的な長さで見積もりが提示されているか？を確認することもポイントです。
業務用コピー機は、最長7年まで契約できますが、リース期間が長期になるほど月額コストが安くなる代わりに、リースの利率を多く支払う必要があり、結果的にトータルコストが大きくなってしまいます。
また、機器本体の故障率も年々上昇するので、5年を目安にすることをおすすめします。
なお、最新の複合機を利用したい場合は、以下の導入サイクルが理想的だと言えます。
- 複合機を5年リースで契約する
- 複合機導入後、3～4年で代理店と相談
- 残リースを相殺して新機種を導入
新機種にこだわらず、価格を重視したい方は、5年のリース期間が終わった後に、1年ごとに更新する再リースを検討することも一つの方法です。
再リースをすれば、これまでのリース料金の10%ほどの価格で済むので、かなり安く複合機を使い続けられます。
しかし、長期で利用するほど故障頻度が多くなり、業務に影響を及ぼす可能性も高くなってしまうので、様子を見ながら新しい機種と入れ替えをしましょう。
オプションサービスは必要か
見積もりに記載されているコピー機・複合機のオプションサービスが必要か？にも注目する必要があります。
コピー機・複合機の見積もりには、機器本体の機能を拡張するオプションの他、代理店独自の設置・接続サービスなどのオプションが追加されているケースが多いです。
機器本体のオプションは、業務上不要なら外すことが可能で、パソコンやインターネットに詳しい担当者が自社にいる場合は、複合機の設置・接続を代理店に依頼する必要がない場合もあります。
十分に検討したうえで、不要なオプションサービスをなくし、リース料金を安く抑えましょう。
まとめ
- コピー機・複合機の見積もりでリース料金を安くする方法は「自社に合った機種を選ぶ」「相見積もり」「印刷枚数を多めに伝える」「料率が低い代理店を選ぶ」「料金相場を把握しておく」の5つ
- 実績が豊富な代理店ほど柔軟に価格交渉できる可能性が高い
- コピー機・複合機の見積もりを取得する際の注意点は「保守契約内容・金額が明記されているか」「リース期間は5年か」「オプションサービスは必要か」
- リース期間が長いほど毎月のコストは安くなるが、トータルコストが大きくなる