コピー機・複合機カウンター料金の節約方法と値下げ交渉術
Published at2021年10月18日
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目次
コピー機・複合機のカウンター料金は節約できる！値下げ交渉もあり
コピー機・複合機のカウンター料金とは、トナー交換やメンテナンスサービスを受けることができる保守契約にかかる費用のことです。
月額のカウンター料金は、「印刷単価（モノクロ〇円/枚、カラー〇円/枚）×月間の印刷枚数」で計算され、その合計金額が請求されるので、印刷単価や印刷枚数によって、毎月の請求額は変動します。
今回は、カウンター料金の節約術5選や値下げ交渉術を紹介します。できるだけ安くコピー機・複合機を導入したいと思っている方は、是非参考にしてください。
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コピー機・複合機のカウンター料金節約術5選
カウンター料金を安くしたい方に、実践して欲しい節約術は以下の5つです。
- カラー印刷を極力減らす
- 留め置きプリントや集約印刷機能を利用する
- 紙文書をできるだけ電子化する
- 受信FAXを出力せずメールなどに転送する
- カウンター料金不要のレンタルプリンターなどを併用する
①カラー印刷を極力減らす
カウンター料金の単価は、カラーとモノクロで約10倍くらい開きがあります。例えば、モノクロは1枚1円もしくは2円程度で契約することが可能ですが、カラーは1枚10円～20円程度します。
そのため、印刷単価が高いカラー印刷を減らすことは、カウンター料金を節約するうえで欠かせない節約術と言えます。
また、カウンター料金の単価は、カウンター保守契約を結んだ後は変更することができません。そのため、以下のような方法でカラー印刷を減らすことが節約に繋がります。
▼今すぐできる！カラー印刷を減らすための対策
- 複合機の基本設定をモノクロにする
- 印刷に関するルールを決める（内部資料は基本モノクロにする、など）
- カラー単価を記載したメモ等を複合機に貼っておく
基本設定をモノクロにしておけば、カラー印刷の際に、わざわざ設定を変更する手間が追加されるので、無駄なカラー印刷の枚数を減らしやすくなります。
また、カラー印刷の単価が高いことをスタッフ全員に印象づけることで「モノクロ印刷にしよう」と、社内の節約意識を高められる可能性が高まります。
徹底的にコストを削減したい場合は、複合機を選ぶ際に、個人がモノクロとカラーをどれだけ印刷しているか？を把握できる「ユーザー認証対応の機種」や「アカウント作成ができる機種」を選ぶと良いでしょう。
②留め置きプリントや集約印刷機能を利用する
留め置きプリントとは、パソコンから送信したデータを一旦複合機の中に留め、プレビュー画面を確認してから印刷する機能のことです。
留め置きプリントを利用すれば、出力前にプレビューを確認できるので「間違えてカラー印刷をしてしまった！」「Excelデータを印刷したら白紙のページが混ざっていた」などのミスプリントを防ぐことができます。
また、2ページを1ページにまとめる『2in1』などの集約印刷を活用する方法もおすすめです。
集約印刷を利用することで、本来2回カウントされるところが1回で済むため、カウンター料金を半分に抑えることができます。
※注意 両面プリントは、オモテ・ウラで2回カウントされるため、カウンター料金の節約にはなりません（用紙の節約にはなります）。
③紙文書をできるだけ電子化する
これまで紙で出力していた文書を電子化し、データ上でのやりとりで完結させると、出力回数が減ってカウンター料金の節約になります。
例えば、冨士フイルムビジネスイノベーション（旧 富士ゼロックス）が提供している「ドキュワークス」というソフトウェアでは、画面上でデータ編集やパソコン同士でのデータ送信、押印作業などを行うことが可能です。
電子化することができれば、出力する必要がなくなって、カウンター料金・コピー用紙の節約に繋がり、さらに、押印をもらうために移動をする手間や時間も削減できるので、業務効率の向上も期待できます。
④受信FAXは出力せずメールなどに転送する
受信したFAXをそのまま出力するのではなく、一旦複合機にデータを保管したり、メールに転送する設定に変えることも、カウンター料金の節約術の一つです。
FAXを送受信するだけの場合や、スキャンの送信などは、トナーが減らないのでカウントの対象にはなりませんが、データを印刷した瞬間にカウントの対象になり、出力した分だけカウンター料金に加算されます。
受信FAXの中には、不要な広告FAXが紛れている場合も多いので、無駄なカウントが加算される前に設定を変更しましょう。
⑤カウンター料金不要のレンタルプリンターを併用する
一般的な複合機とカウンター料金不要のレンタルプリンターを併用する方法も、カウンター料金節約に繋がります。
レンタルプリンター（もしくはレンタルの業務用コピー機）は、月額のレンタル料金の中にカウンター料金が含まれているプランが多く、そのようなプランを選べば、基本的にはカウンター料金が掛かりません。
ただし、プランによっては、月間の上限枚数などが決まっている場合もあり、その枚数を超えると、超えた分だけカウンター料金が発生します。
それほど発色や画質にこだわらない内部資料はレンタルプリンターで印刷するなど、用途によって使い分けることで、カウンター料金を大幅に削減することができます。
※レンタル会社によっては、カウンター料金制の場合もあるので、カウンター料金が掛からないレンタルプリンターをご希望の場合は、お問い合わせ下さい。
ここまでは、カウンター料金の節約術を紹介してきましたが、ここからは契約の際にカウンター料金（印刷単価）を下げる交渉術について解説します。
繰り返しになりますが、カウンター料金の単価は、カウンター保守契約を結んでしまうと、リース期間が終了するまで、変更することができません。既に契約中の方は「節約術」を、これからコピー機・複合機の導入を検討している方は「交渉術」を実践してみましょう。
コピー機・複合機のカウンター料金を下げる交渉術
交渉術を実践するうえで注意しなければならないことが、カウンター保守契約期間中にカウンター料金（印刷単価）を下げることはできないことです。
カウンター料金の値下げ交渉は、必ず契約する前に交渉するようにしましょう。
具体的な交渉術は以下の通りです。
- 見積もりを依頼する際に毎月の印刷枚数を多めに伝える
- 相見積もりをしていると伝える
見積もりを依頼する際に毎月の印刷枚数を多めに伝える
見積もりをお願いする際に、月間印刷枚数を多めに伝えた方がカウンター料金（印刷単価）を安く交渉しやすい傾向にあります。
理由としては、販売店やメーカーは「月間印刷枚数が多ければ多少単価が安くても利益を確保できる」と考えていることが挙げられます。
実際に、モノクロとカラーを合わせて2,000枚/月だった場合のカウンター料金相場はモノクロ約1.5円、カラー約15円ですが、4,000枚/月になると、料金相場はモノクロ約1.4円、カラー約14円と、カラーに関しては1円程度下がります。
相見積もりをしていると伝える
相見積もりをしていると伝えた場合、販売店側が「他社よりもリース料やカウンター料金を安くしなければ契約してもらえない」と考えるので、カウンター料金を安くできる可能性が高まります。
複合機業界では、お客様に長年利用してもらうこと＝1番安定して収入を得られる方法なので、販売店やメーカーは、できるだけ既存顧客を手放さないように動きます。
その一方で、「長年の付き合いだから相見積もりはとられないだろう」と油断している販売店も多く、突然他社で見積もりを取ったと言われた日には、焦ってかなり安い見積もりを持って来る可能性が高いでしょう。
販売店やメーカーを1社に固定すると、メンテナンス担当者に相談しやすい等のメリットはありますが、コスト的に見るとデメリットが圧倒的に多いです。
納期を急いでいる場合でも、最低2社から見積もりを取ることをおすすめします。
まとめ
- コピー機・複合機のカウンター料金とは、保守契約にかかる費用のこと
- おすすめのカウンター料金節約術は「カラー印刷を減らす」「コピー機の機能を活用する」「電子化する」「受信FAXの転送設定をする」「レンタルプリンターと併用する」の5つ
- おすすめのカウンター料金交渉術は「月間印刷枚数を多めに伝える」「相見積もりをしていると伝える」の2つ
- 最低でも2社からは見積もりを取って比較・交渉をすることが大切
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