コピー機・複合機のリース終了後はどうする？再リースと入れ替えの選び方

コピー機・複合機のリース満了が近づき、再リースか新機種への入れ替えか迷っていませんか？

リース満了後の対応は再リース料だけでなく、故障状況、保守の継続可否、カウンター料金まで含めて判断する必要があります。

本記事ではリース終了後の選択肢と判断基準、満了前の準備を解説します。

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コピー機のリース終了後も自社の所有物にはならない

リース契約が満了してリース料をすべて支払っても、コピー機の所有権は原則としてリース会社に残ります。

コピー機リースは、リース会社が販売店から購入した機器をユーザーへ貸し出す契約です。代金の完済後に所有権が購入者へ移る分割購入とは異なります。

 

コピー機のリース終了後に選べる選択肢

コピー機のリース終了後には、おもに次の4つの選択肢があります。

 

現在のコピー機を再リースする

複合機の再リースとは、リース契約の満了後も現在使用している複合機を引き続き利用する契約です。搬入や初期設定が不要なため、これまでと同じ環境・操作方法で使い続けられます。

契約期間は1年単位が多く、年間の再リース料は当初の月額リース料の1～2ヵ月分程度が目安です。

 

コピー機を返却して新機種へ入れ替える

新機種への入れ替えでは、現在のコピー機を返却し、新たな機種でリース契約を結びます。入れ替え時には機種の性能だけでなく、保守契約の内容やカウンター料金も、現在の利用状況に合わせて見直せます。

 

コピー機を返却して利用を終了する

リース満了後にコピー機を使わない場合は、リース会社または窓口となる販売店へ連絡し、案内された方法で返却して契約を終了します。

 

コピー機を買い取れるケースもある

買い取りを希望する場合は、リース会社または窓口となる販売店に買い取り可否を確認します。買い取りが認められた場合は、価格や手続き条件も確認しましょう。

買い取りが成立すれば、リース会社への返却は不要となり、自社の判断で売却・譲渡・廃棄が可能です。

 

再リースと入れ替え、どちらを選ぶべき？

自社にとって再リースと新機種への入れ替えのどちらが適しているかは、次の5つの基準で判断します。

 

判断基準① 今後何年間使用する予定か

1～2年以内に移転や事業縮小を予定しており、その後もコピー機を使い続けるか決まっていない場合は、新たな長期契約を避けられる再リースがおすすめです。

一方、今後も3年以上使用する予定であれば、新機種への入れ替えを検討するとよいでしょう。

 

判断基準② コピー機の故障・不具合が増えていないか

直近1年間で故障や不具合が増えた場合は、新機種への入れ替えを検討しましょう。修理回数だけでなく、紙詰まり・異音・印刷汚れの発生頻度、復旧に要した時間、外部へ印刷を依頼した費用も判断材料です。

 

判断基準③ 保守契約やメーカーサポートは継続できるか

再リースを判断する際は、「保守契約」と「修理対応」の2点を必ず確認してください。

まず、現在と同じ料金や対応範囲で、保守契約を継続できるか確認しましょう。メーカーや販売店によっては、一定年数を超えるとカウンター単価が上がる場合があります。また、カウンター保守契約からスポット保守契約へ切り替わるケースもあります。

次に、メーカーの部品供給が終了していないか確認しましょう。部品供給が終了すると、故障しても修理できず、再リース期間中でも買い替えが必要になる可能性があります。

▼カウンター保守とスポット保守の違いは、以下のとおりです。

 

判断基準④ 現在の複合機が印刷枚数・業務内容に適しているか

従業員数の増減やペーパーレス化により、必要な印刷性能や機能が変わった場合は、新機種への入れ替えを検討します。入れ替え時は、月間印刷枚数とピーク時の出力枚数を基準に、適切な印刷速度の機種を選びましょう。

 

判断基準⑤ ランニングコスト・修理費を比較する

再リース後と新機種への入れ替え後のカウンター単価を確認し、ランニングコストを比較します。保守対象外の修理や部品交換が見込まれる場合は、その費用も試算に加えます。

カウンター料金は、モノクロとカラーの月間印刷枚数に、それぞれの単価を掛けて試算できます。

▼計算式は以下のとおりです。

 

再リースと新機種への入れ替えを比較

再リースと新機種への入れ替えは、再リース料の安さだけでなく、今後も安定して使用できるかを踏まえて判断します。

自社にとってどちらが適しているか、以下の表で確認してください。

判断項目	再リースが適している	新機種への入れ替えが適している
使用予定期間	1〜2年以内に移転・事業縮小の可能性があり、長期契約を避けたい	今後も3年以上使用する予定がある
故障・不具合の状況	直近1年間で故障や紙詰まりが少なく、安定して使用できている	故障や紙詰まりが増え、業務に支障が出ている
保守契約	現在と同じ料金や対応範囲で保守契約を継続できる	カウンター単価が上がる、またはスポット保守へ切り替わる
修理部品	再リース期間中もメーカーから部品が供給される	部品供給が終了している、または再リース期間中に終了する
必要な機能	現在の印刷速度やスキャン、セキュリティ機能で支障がない	印刷枚数の増減や拠点間でのデータ共有などにより、機種に求める条件が変化している

短期間だけ使用する予定で、本体の状態に問題がなく、現在と同じ条件で保守契約を継続できる場合は、再リースが向いています。

一方、今後も長く使用する予定があり、故障の増加や保守条件の変更、部品供給に不安がある場合は、新機種への入れ替えを検討しましょう。

 

リース終了前に確認しておくこと

再リースや入れ替えの準備は、リース満了の3ヵ月前に始めるのが目安です。

契約満了日と回答期限

契約書でリース満了日を確認します。満了案内が届いたら、満了後の手続きと回答期限も確認しましょう。

 

再リース・返却条件

再リースを希望する場合は、リース会社または窓口となる販売店へ連絡し、再リース料と契約期間を確認して申し込みます。

コピー機の返却では、搬出・運送費をユーザーが負担する場合があります。返却先・回収方法とあわせて、費用の有無と金額を確認しましょう。搬出・運送費は本体の重量や搬出経路、階段作業の有無によって変わります。

 

新機種へ入れ替える場合のスケジュール

新機種への入れ替えには、相見積の取得や社内決裁、リース審査など複数の手続きが必要です。また、設置工事を希望日に予約できるとは限らず、月末や年度末などの繁忙期には工事枠が埋まる場合もあります。

コピー機を使えない期間が生じないよう、リース満了日から逆算し、余裕を持って入れ替えの準備と設置日の調整を進めましょう。

 

 

返却時の注意点

複合機を返却する前に、情報漏えいを防ぐため、本体に保存されているアドレス帳や蓄積文書、FAXデータ、認証情報などのデータを消去しましょう。データの削除は、メーカーが指定する手順に従って行います。

販売店へデータ消去を依頼する場合は、事前に費用を確認してください。

また、給紙ユニットやフィニッシャーなど、リース契約に含まれるオプション機器も、本体とあわせて返却する必要があります。返却漏れを防ぐため、契約書や物件明細書で返却対象を確認しておきましょう。

 

【コピー機・複合機】リース終了時の相談事例

コピー機価格診断ドットコムへ寄せられた相談のなかから、3つの事例を紹介します。

修理部品がなく入れ替えを勧められた

キリスト教系 教会

譲り受けたリコー MP C2500を10年間使っていました。月間印刷枚数は1,000～1,500枚で、過去の修理回数は5～6回です。サービスマンコールが表示されたためリコーへ連絡したところ、本体内部の故障と判明しました。必要な部品がなく、修理できないとの回答でした。

入れ替えを勧められており、お手数をおかけしますが相見積をお願いしたいです。メーカーにこだわりはありません。

〈2024年7月問い合わせ〉

 

相談者は条件を比較したうえで、コピー機価格診断ドットコムの提携販売店を通じて京セラ TASKalfa 2554ciを導入しました。

項目	導入条件
導入機種	京セラ TASKalfa 2554ci
リース料	7,300円/月
モノクロ	0.7円/枚
カラー	7円/枚

複合機が部品供給の終了で修理できない場合は相見積を取り、リース料とカウンター料金を比較して入れ替えましょう。

 

再リースしたが故障が続いた

人材派遣会社

再リースで富士フイルム（ゼロックス）DocuCentre-V C5580を使っています。製品サポートが終了し、故障も増えたため入れ替えを検討しています。上層部からコストカットを求められており、お見積もりをお願いしたくご連絡いたしました。

現状は55枚/分の高速機を使用していますが、印刷速度の遅い機種でも良いと思います。メーカーは問いません。

〈2024年10月問い合わせ〉

 

月間印刷枚数はモノクロ600枚、カラー800枚です。カウンター単価はモノクロ3円、カラー20円で、カウンター料金は月額17,800円です。

▼計算式は以下のとおりです。

相談者は条件を比べた結果、コピー機価格診断ドットコムの提携販売店を通じて京セラ TASKalfa 2554ciを導入しました。

項目	導入条件
導入機種	京セラ TASKalfa 2554ci
リース料	7,600円/月
モノクロ	0.6円/枚
カラー	6円/枚

入れ替え後のカウンター料金は月額5,160円です。月額リース料7,600円を加えても、合計は月額12,760円となります。旧機種のカウンター料金である月額17,800円を、5,040円下回りました。

▼計算式は次のとおりです。

新機種への入れ替えを機に、カウンター単価と必要な印刷速度を見直した結果、リース料を含めても月額負担が軽くなりました。

 

逆に再リースで十分だったケース

社会福祉法人

リコー MP C4503RCの満了を前に入れ替え提案を受けました。
現在の月額リース料は21,000円です。次の機種でも45枚/分の印刷速度を維持したいと考えています。販売店から提示された月額リース料は、RICOH IM C4510が28,000円、RICOH IM C3010が24,000円でした。

故障が増える、部品供給が2年後には終わる、印刷速度を30枚/分にすればコスト増も抑えられる等、色々と説得されたのですが、不信感を抱きました。

安く安心してコピー機を維持するために他所との比較をしたく思い、ご助力をお願いした次第です。

〈2024年9月問い合わせ〉

 

※「部品供給が2年後には終わる」は、2024年当時の相談記録に基づく情報です。

コピー機価格診断ドットコムでは、京セラ、シャープ、富士フイルム（ゼロックス）の複数機種を提案しました。

相談者は、部品供給期間が約2年残っていたため、今後2年を目安に再リースする方針を決めました。現在の機種に大きな不具合がなく、印刷速度も業務に必要な水準を満たしていた点も、再リースを選んだ理由です。

 

複合機価格が適正か相談する

 

よくある質問

リース満了と再リースについて、よくある質問に回答します。

再リースは何年続けられますか？

再リースの回数には、法律上の一律な上限はありません。再リースの更新方法や継続期間は契約内容によって異なります。

 

リース終了前でも入れ替えできますか？

リース途中でも入れ替えは可能です。ただし、旧リースの残債はなくなりません。残債を一括で支払うか、新機種のリース料へ上乗せする方法が一般的です。

なお、すでに再リースへ移行している場合、契約途中で入れ替えても、支払い済みの再リース料は原則として返金されません。

 

 

リース会社から満了の連絡が来ない場合はどうしますか？

現在の販売店またはリース会社へ連絡し、契約番号・機種名・設置場所を伝えます。そのうえで、満了日と再リースまたは返却の回答期限を確認しましょう。

 

回答期限を過ぎたらどうなりますか？

回答期限を過ぎた場合の扱いは、契約によって異なります。期限を過ぎたと気づいた時点でリース会社または販売店へ連絡し、再リースまたは返却が可能か確認してください。

 

再リース料金はどのように決まりますか？

再リース料は、当初のリース料や契約条件に基づいてリース会社が定めます。再リース料や支払時期は、リース会社から届く満了案内で確認しましょう。記載がない場合は、リース会社または販売店へ問い合わせてください。

 

まとめ｜コピー機の再リースか入れ替えかは利用予定期間・故障状況・費用で判断

リース満了後は、同じ機種を再リースする、旧機種を返却して利用を終える、新機種へ入れ替えるといった選択肢があります。リース会社が認める場合は、満了後の機種を買い取ることも可能です。

現在の機種に不具合がなく、今後1〜2年程度使用する予定であれば再リースが適しています。

一方、故障が増えている場合や今後も長く使う場合は、再リースと新機種入れ替え時のランニングコストを比較して、入れ替えを検討しましょう。

リース満了前に確認しておきたい項目は、次のとおりです。

 

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コピー機価格診断ドットコムで格安リース

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また、お客様の許可なく販売店にお客様の連絡先（電話番号、メールアドレス）を伝えることはございませんので、販売店からしつこい営業を受ける心配はありません。

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当サイトのサービス内容については「コピー機価格診断ドットコムとは？」記事もご参照ください。

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