【コピー機・複合機のリース代理店の選び方】販売店を選ぶ決め手は7つ!

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業務用コピー機のリース代理店・販売店の選び方

 

リコー複合機

出典:リコー

 

業務用コピー機を導入する際に、契約する代理店・販売店はどのような面を重視して選ぶと良いのでしょうか?

ここでは、複合機のリース販売店・代理店のおすすめの選び方7選や、代理店・販売店とお得に契約を結ぶコツを紹介します。

 

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複合機のリース代理店・販売店のおすめの選び方7選

コピー機・複合機のリース代理店・販売店を選ぶ際、決め手となるポイントは以下の7つです。

 

  1. トラブルに迅速に対応してくれるか
  2. メンテナンス担当はメーカー・代理店のどちらか
  3. 価格は安いか
  4. オプションサービスが充実しているか
  5. 特定のメーカーに特化しているか
  6. 自社に合った提案をしてくれるか
  7. 見積書にサポート保守料金が明記されているか

 

以下より、それぞれについて詳しく解説します。

 

①トラブルに迅速に対応してくれるか

コピー機・複合機にトラブルが発生した際、どれだけ迅速に対応してくれるか?で代理店・販売店を選ぶのがおすすめです。

万が一、コピー機が故障してしまうと「顧客への提案資料を印刷できない」「請求書が印刷ができない」「スキャン・FAXの送受信ができない」などの事態が起こり、業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。

コピー機のトラブル発生後、1~2時間以内に利用を再開できるような体制が整っている代理店・販売店を選ぶと安心です。

 

②メンテナンス担当はメーカー・代理店のどちらか

コピー機・複合機のリース代理店・販売店を選ぶ際には、メンテナンスをメーカーもしくは代理店のどちらが請け負うのか?についても確認しましょう

メーカーもしくは代理店・販売店がメンテナンスを担当する際のメリット・デメリットは以下の通りです。

 

メンテナンス担当 メリット デメリット
メーカー メンテナンスの質が安定している 価格が高い
代理店・販売店 価格がメーカーより安いうえ、コピー機以外の商品の相談もしやすい 代理店によりメンテナンスの質が異なる

 

メンテナンスを「メーカーが担当する場合」は、高い品質が保証されている分、価格が高いデメリットがあります。

「代理店・販売店が担当する場合」は、メーカーより安い料金でサポートを受けられる可能性が高く、さらに、コピー機以外の様々な商品を取り扱っている場合が多いため、オフィス環境に関して、幅広い相談ができる点がメリットとして挙げられます。

デメリットとしては、代理店によってメンテナンスの質が安定しないことが挙げられますが、口コミ・評判の良い代理店や販売実績が豊富な代理店を選べば、失敗するリスクは低いと言えます。

それぞれのメリット・デメリットをまとめると、以下の基準でどちらを選ぶと良いのか?が分かります。

 

  • 近くに実績が豊富な代理店がある場合…メンテナンスから問い合わせ窓口まで全て代理店に任せる
  • 信頼できそうな代理店が見つからない場合…メンテナンスをメーカーに委託している代理店を選び、問い合わせ窓口や請求先などを代理店に統一する(もしくはメンテンスを含め、全てメーカーに任せる)

 

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③価格は安いか

コピー機・複合機の本体価格や保守料金は、同じ機種でも販売店によって大きく異なるので、価格を比較して選ぶ方法もおすすめの選び方の一つです。

金額が異なる理由としては、販売店によって仕入れ価格が異なることが挙げられます。特に、年間のコピー機・複合機の販売台数が多いほど、メーカーからの期待も大きいため、安く仕入れられる傾向があります。

仕入価格が安い販売店を選ぶ際には、メーカーに認定されているか?や、年間でどのくらい販売しているか?などで判断しましょう。

しかし、安すぎる金額で契約してしまった場合、「後から追加請求された」「条件付きで契約したら結果的に高くなってしまった」などの事例があるので注意が必要です。

 

コピー機・複合機の価格相場についてはコチラ!

【コピー機・複合機の価格相場】リース料金はメーカーや性能で違う!

 

④オプションサービスが充実しているか

オプションサービスが充実している販売店を選ぶと、コピー機・複合機をスムーズに導入できます

例えば、代理店に複合機の設置・設定を任せられると、業務を止めずに導入することが可能です。

しかし、複数のオプションサービスをつけることで、リース料金に上乗せしている場合があるので、価格を重視したい場合は、オプションサービスを利用しないことも一つの手段です。

※社内に複合機の設定等に詳しい方がいない場合は、設定に手間や時間が掛かることもあるので、状況によって判断しましょう。

 

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⑤特定のメーカーに特化しているか

導入したいコピー機・複合機のメーカーや機種が決まっている場合や、メンテナンスの質を重視して購入したい場合は、特定のメーカーに特化した代理店を選ぶのがおすすめです。

あらゆるメーカーのコピー機を取り扱っている代理店は、複数のコピー機を比較して選ぶことができるメリットがありますが、メーカーに関する知識やメンテナンスの品質は、特定のメーカーに特化している代理店に劣る場合がほとんどです。

 

⑥自社に合った提案をしてくれるか

代理店・販売店を選ぶ際は、自社に合った提案をしてくれるか?に注目することも重要です。

例えば、新規事業を設立したり、事業拡大を目的としてコピー機を導入する場合は、ネットワーク環境を整えたり、セキュリティ面を強化したりと、コピー機以外にも様々なことを考える必要があります。

コピー機専門の代理店ではなく、コピー機以外にインターネット関連やビジネスフォン、オフィス家具など幅広い商品を取り扱っている代理店を選ぶと、総合的な提案をしてくれる可能性が高いです。

自社の目的に合わせて様々な可能性を見出し、オフィスをトータルコーディネートしてくれる提案力の高い代理店を選びましょう。

 

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⑦見積書にサポート保守料金が明記されているか

代理店・販売店が提示した見積書にサポート保守料金が明記されていない場合は、サポートを受けた際に追加料金がかかる可能性があるので、契約する前に確認することが大切です。

例えば、カウンター保守料金を契約する場合は、カウンター料金(モノクロ〇円/枚、カラー〇円/枚)の他に、基本料金=もしくは基本最低料金や最低料金(〇枚分/月)が明記されているか?を確認しましょう。

複合機の保守契約には「カウンター保守」「スポット保守」「トナーキット保守」「年間保守」の4種類がありますが、長期的に複合機を利用するうえで、バランスの良い「カウンター保守」を契約する方法が主流となっています。

 

複合機の保守契約の種類や内容についてはコチラ!

【複合機のカウンター料金】カウンター保守契約とは?注意点と安く契約する2つの方法

 

業務用コピー機のリース代理店・販売店とお得に契約するコツ

コピー機・複合機のリース代理店とお得に契約するコツは以下の3つです。

 

  • 複数の代理店から見積もりをもらう
  • 代理店の無料相談サービスを利用する
  • 新しいコピー機が発売される時期を狙う

 

それぞれについて詳しくお伝えします。

複数の代理店・販売店から見積もりをもらう

相見積もりをすることで、業務用コピー機のリース料金を安くできる可能性が格段に上がります

1社だけに絞って見積もりをもらった場合、リース料金やカウンター料金が高めでも、気づきにくいデメリットがあります。

料金だけではなく、提案する機種なども含めて、しっかりと比較をしたうえで交渉するためにも、相見積もりは欠かせません。

 

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代理店・販売店が実施している無料相談サービスを利用する

代理店・販売店が実施している無料相談サービスを利用する方法も、業務用コピー機をお得に購入するコツです。

自社でコピー機を運用していくうえで、どのような機能が必要か?導入するのはコピー機のみで充分か?など、プロの視点でアドバイスをもらうことができます。

相談することで「必要だと思っていたオプションが不要だった」「印刷スピードが1段階下のモデルで充分だった」など、不要なコストを削減できるケースがあります。

 

新しいコピー機が発売される時期に代理店・販売店に相談する

新しいコピー機が発売される時期を少し過ぎた10~11月に、在庫処分などの目的で古い機種のコピー機を安く購入できる可能性が高くなります

代理店・販売店によって取り扱っている商品は違うので、事前に確認するのがおすすめです。

月間印刷枚数がそこまで多くない、性能にこだわらないなどの場合は、古い機種も検討してみましょう。

 

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まとめ

  • 複合機のリース代理店・販売店のおすすめの選び方は「トラブル対応の早さ」「メンテナンス担当」「価格」「オプションサービス」「特定のメーカーに特化しているか」「自社に合った提案か」「見積書に保守契約料金が明記されているか」の7つ
  • 複合機のリース代理店・販売店との安すぎる契約には注意が必要
  • コピー機だけでなく業務に合わせてトータル的に提案してくれる代理店・販売店を選ぶのがおすすめ
  • コピー機のリース代理店・販売店とお得に契約するコツは「相見積もり」「無料相談」「10~11月に安くなる古い機種を狙う」の3つ