【コピー機・複合機のカウンター料金】スキャンでもカウントされる?

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スキャンするだけでもコピー機のカウンター料金は掛かる?

 

シャープ複合機

出典:シャープ

 

コピー機・複合機の月額費用の一つに「カウンター料金」がありますが、スキャンをした場合でもカウントの対象になるのでしょうか?

今回は、カウンター料金が発生する仕組み、コピー機・複合機のカウンター料金についての基礎知識、カウンター料金を節約するコツ2選をお伝えします。

 

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スキャンのみではカウンター料金は掛からない

スキャンのみを実行する場合、カウンター料金は発生しません

印刷をするとカウンター料金が掛かるのに、スキャンの際にはどうしてカウンター料金が掛からないのでしょうか?

これから下記の項目について紹介します。

 

  • カウンター料金が発生する仕組み
  • スキャンするサイズや原稿によって料金は異なる?

 

コピー機・複合機でカウンター料金が発生する仕組み

カウンター料金は、トナーを消費して印刷した場合のみ発生する仕組みになっています

そのため、コピー機からパソコンなどにデータを送るだけで、トナーを消費しない「スキャン」ではカウンター料金が発生しません。

 

≪カウント対象まとめ≫

トナーが消費される場合(印刷)→カウントの対象

トナーが消費されない場合(スキャン、FAX送信など)→カウントの対象外

 

スキャンのみの場合、カウンター料金は発生しませんが、スキャンした原稿をコピー機で印刷する場合は、トナーが消費されるので、カウンター料金が発生します。

ここで注意しなければならないのが、カウンター料金は厳密に言うと印刷枚数ではなく、片面への印刷を1カウントとして数える点です。片面印刷の場合は1カウントですが、両面印刷をした場合は2カウントになります。

カウンター料金が発生する仕組みを把握しておくことで、コストの管理に役立つのはもちろん、無駄なカウントの節約にもつながります。

 

スキャン原稿のサイズやモノクロ or カラーで料金が変動することはある?

スキャンそのものがカウンター料金に含まれないため、原稿のサイズやモノクロ or カラーなどはカウンター料金に全く影響しません

カウンター料金は「(カラー1枚あたりの単価、モノクロ1枚あたりの単価)×(印刷枚数)」で計算されるため、原稿がカラーかモノクロかで料金が変動しますが、スキャンの場合は印刷をしないため、カラー・モノクロに関係なく無料で実行することができます。

 

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コピー機・複合機のカウンター料金とは

ここまでお伝えしたところで、カウンター料金についておさらいしてみましょう。

コピー機・複合機のカウンター料金とは、機器の保守契約にかかる費用のことで、モノクロ1枚あたりの単価、カラー1枚あたりの単価がそれぞれ定められており、毎月の印刷枚数に応じて料金が変動します。

印刷枚数は1カ月単位で清算され、例えば、モノクロ1.0円・カラー15円に設定されていた場合、「モノクロ2,000枚/月、カラー500枚/月」印刷すると、カウンター料金は以下のような計算になります。

モノクロ(1.0円×2,000枚)+カラー(15円×500枚)=9,500円/月

印刷枚数で料金が変動しますが、枚数が0枚だった場合でも無料になりません。

カウンター保守には基本料金が設定されていることがほとんどで、たとえ印刷枚数が0枚でも基本料金(最低料金とも言います)の金額は支払う必要があります。

 

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コピー機・複合機のカウンター料金を節約するコツ2選

コピー機・複合機のカウンター料金を節約する主なコツは以下の2つです。

 

  1. ペーパーレス化を進める
  2. 印刷ミスをできる限り少なくする

 

ペーパーレス化を進める

ペーパーレス化を進めることは、大幅なカウンター料金の節約につながります

例えば、有給届などの紙文書を印刷し、上司に印鑑を押してもらっていた場合、有給申請する度に用紙を印刷しなければなりません。

しかし、これらの申請をパソコンの画面上で完結させた場合、印刷する必要がなくなるため、カウンター料金もかからなくなります。

ペーパーレス化を進めるうえで役に立つソフトは様々なメーカーが販売しており、富士フイルムビジネスイノベーション(旧富士ゼロックス)では「DocuWorks(ドキュワークス)」、キヤノンでは「imageWARE Desktop(イメージウェアデスクトップ)」などの商品を取り扱っています。

コピー機・複合機導入の際に、機器本体に加えてソフトやオプションの追加も検討することで、ペーパーレス化を進めやすくなります。

 

印刷ミスをできる限り少なくする

印刷ミスをすると無駄な印刷が増える=カウント数が増えるため、ミスをしない場合に比べてカウンター料金が高くなります

印刷ミスを防ぐために「印刷前に誤字・脱字がないか?を再度確認する」「印刷するExcel資料が1枚の用紙に収まっているか?を確認する」など、印刷する前の再確認を徹底することが大切です。

コピー機・複合機の中には、機器本体に印刷データを一旦保管しておき、コピー機で印刷前のデータを確認できる機能を搭載しているものもあります。

カウンター料金を節約するためにも、印刷ミス防止に役立つ便利な機能を備えたコピー機の導入を検討しましょう。

 

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上記で紹介したコツは一部ですが、より多くのコツを知りたい方は、以下の関連記事を参考にしてください。

関連記事:カウンター料金の5つの節約方法と値下げ交渉

【カウンター料金が高い!】5つの節約方法と値下げ交渉

 

まとめ

  • コピー機でスキャンのみを実行する場合はカウンター料金は掛からない
  • コピー機・複合機のカウンター料金とは機器の保守契約に掛かる費用のこと
  • トナーを消費した場合のみ、カウンター料金が発生する
  • スキャンは原稿のサイズ、モノクロ or カラーに関係なく無料で実行することが可能
  • コピー機・複合機のカウンター料金を節約するコツは「ペーパーレス化を進める」「印刷ミスを少なくする」