コピー機・複合機のスキャンでもカウンター料金がかかるってホント？
Published at2021年11月16日
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目次
スキャンするだけでもコピー機のカウンター料金はかかる？
コピー機・複合機の月額費用の一つに「カウンター料金」がありますが、スキャンをした場合でもカウントの対象になるのでしょうか？
今回は、カウンター料金が発生する仕組み、コピー機・複合機のカウンター料金についての基礎知識、カウンター料金を節約するコツ2選をお伝えします。
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スキャンのみではカウンター料金は掛からない
スキャンのみを実行する場合、カウンター料金は発生しません。
印刷をするとカウンター料金が掛かるのに、スキャンの際にはどうしてカウンター料金が掛からないのでしょうか？
これから下記の項目について紹介します。
- カウンター料金が発生する仕組み
- スキャンするサイズや原稿によって料金は異なる？
コピー機・複合機でカウンター料金が発生する仕組み
カウンター料金は、トナーを消費して印刷した場合のみ発生する仕組みになっています。
そのため、コピー機からパソコンなどにデータを送るだけで、トナーを消費しない「スキャン」ではカウンター料金が発生しません。
≪カウント対象まとめ≫
トナーが消費される場合（印刷）→カウントの対象
トナーが消費されない場合（スキャン、FAX送信など）→カウントの対象外
スキャンのみの場合、カウンター料金は発生しませんが、スキャンした原稿をコピー機で印刷する場合は、トナーが消費されるので、カウンター料金が発生します。
ここで注意しなければならないのが、カウンター料金は厳密に言うと印刷枚数ではなく、片面への印刷を1カウントとして数える点です。片面印刷の場合は1カウントですが、両面印刷をした場合は2カウントになります。
カウンター料金が発生する仕組みを把握しておくことで、コストの管理に役立つのはもちろん、無駄なカウントの節約にもつながります。
スキャン原稿のサイズやモノクロ or カラーで料金が変動することはある？
スキャンそのものがカウンター料金に含まれないため、原稿のサイズやモノクロ or カラーなどはカウンター料金に全く影響しません。
カウンター料金は「（カラー1枚あたりの単価、モノクロ1枚あたりの単価）×（印刷枚数）」で計算されるため、原稿がカラーかモノクロかで料金が変動しますが、スキャンの場合は印刷をしないため、カラー・モノクロに関係なく無料で実行することができます。
コピー機・複合機のカウンター料金とは
ここまでお伝えしたところで、カウンター料金についておさらいしてみましょう。
コピー機・複合機のカウンター料金とは、機器の保守契約にかかる費用のことで、モノクロ1枚あたりの単価、カラー1枚あたりの単価がそれぞれ定められており、毎月の印刷枚数に応じて料金が変動します。
印刷枚数は1カ月単位で清算され、例えば、モノクロ1.0円・カラー15円に設定されていた場合、「モノクロ2,000枚/月、カラー500枚/月」印刷すると、カウンター料金は以下のような計算になります。
モノクロ（1.0円×2,000枚）＋カラー（15円×500枚）＝9,500円/月
印刷枚数で料金が変動しますが、枚数が0枚だった場合でも無料になりません。
カウンター保守には基本料金が設定されていることがほとんどで、たとえ印刷枚数が0枚でも基本料金（最低料金とも言います）の金額は支払う必要があります。
コピー機・複合機のカウンター料金を節約するコツ2選
コピー機・複合機のカウンター料金を節約する主なコツは以下の2つです。
- ペーパーレス化を進める
- 印刷ミスをできる限り少なくする
ペーパーレス化を進める
ペーパーレス化を進めることは、大幅なカウンター料金の節約につながります。
例えば、有給届などの紙文書を印刷し、上司に印鑑を押してもらっていた場合、有給申請する度に用紙を印刷しなければなりません。
しかし、これらの申請をパソコンの画面上で完結させた場合、印刷する必要がなくなるため、カウンター料金もかからなくなります。
ペーパーレス化を進めるうえで役に立つソフトは様々なメーカーが販売しており、富士フイルムビジネスイノベーション（旧富士ゼロックス）では「DocuWorks（ドキュワークス）」、キヤノンでは「imageWARE Desktop（イメージウェアデスクトップ）」などの商品を取り扱っています。
コピー機・複合機導入の際に、機器本体に加えてソフトやオプションの追加も検討することで、ペーパーレス化を進めやすくなります。
印刷ミスをできる限り少なくする
印刷ミスをすると無駄な印刷が増える＝カウント数が増えるため、ミスをしない場合に比べてカウンター料金が高くなります。
印刷ミスを防ぐために「印刷前に誤字・脱字がないか？を再度確認する」「印刷するExcel資料が1枚の用紙に収まっているか？を確認する」など、印刷する前の再確認を徹底することが大切です。
コピー機・複合機の中には、機器本体に印刷データを一旦保管しておき、コピー機で印刷前のデータを確認できる機能を搭載しているものもあります。
カウンター料金を節約するためにも、印刷ミス防止に役立つ便利な機能を備えたコピー機の導入を検討しましょう。
上記で紹介したコツは一部ですが、より多くのコツを知りたい方は、以下の関連記事を参考にしてください。
まとめ
- コピー機でスキャンのみを実行する場合はカウンター料金は掛からない
- コピー機・複合機のカウンター料金とは機器の保守契約に掛かる費用のこと
- トナーを消費した場合のみ、カウンター料金が発生する
- スキャンは原稿のサイズ、モノクロ or カラーに関係なく無料で実行することが可能
- コピー機・複合機のカウンター料金を節約するコツは「ペーパーレス化を進める」「印刷ミスを少なくする」
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