介護・福祉事業所の印刷コストを削減！複合機入れ替えで業務効率も改善
Published at2024年6月3日
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介護・福祉事業所でのペーパーレス化はまだまだ進んでいません。小規模な事業所でも月々の印刷枚数は非常に多く、ハイスペックなコピー機・複合機の導入を検討される場合も多いでしょう。
業務効率を考えると、ハイスペック機の導入は致し方ありませんが、そこで問題になってくるのが「コスト」。ここでは、介護・福祉事業所の印刷コストを削減する方法をお伝えします。また、業務効率を改善でき、印刷コストも安いおすすめの複合機もご紹介します！
| この記事の監修者 北村 豊貴 Atsuki Kitamura  |
OA機器販売店で複合機営業を担当し、中小企業から大手法人まで数百社以上の契約・導入を経験。 業界の課題解決を志し、2023年「コピー機価格診断ドットコム」の立ち上げを機に、見積診断や価格交渉を開始。 これまでに累計140社の価格診断を実施（2025年9月現在）。営業現場で培った実務ノウハウと、金融・OA機器メディアでの執筆実績を基に、透明性あるコピー機導入とコスト削減を支援している。 |
目次
介護・福祉事業所の印刷コストを削減し、業務効率も改善する方法
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馴染の業者からの脱却⇒相見積をとる
まずは、馴染の業者からの脱却を図りましょう。特に「事業所開設以来、同じ販売店からコピー機を導入し続けている」場合は、要注意です。驚くほど高値で契約させられている事例が後を絶ちません。
印刷コストを削減したいなら、必ず複数業者から相見積をとりましょう。
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コピー機の相場を知ったうえで交渉する
コピー機には「定価は無い」のをご存じでしょうか？もちろんどのメーカーの複合機にも「標準価格」は設定されています。例えば、人気の富士フイルムApeos C3070 (Model-PFS)の標準価格は、2,257,000円です。が、実売価格は約6割の117万円程度なのです！（※詳しくは「Apeos C2570・C3070・C3570の価格相場」記事を参照）
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それぞれの機種ごとのリース料金相場やカウンター料金相場を事前に調べておくと交渉時に役立ちますよ。
ペーパーレス化を図るのが最も重要！
コピー機や複合機のコストを削減したいなら、「導入時に本体価格をいかに安くおさえるか？」も重要ですが、もっと重要になってくるのが「印刷代」です。紙代に加え、トナー代（もしくは、カウンター料金）は重く経費となってのしかかってきます。印刷コストをおさえる一番の方法は、ペーパーレス化です。
そして、ペーパーレス化は「業務効率」にもつながります。紙での情報管理には限界があります。保管場所もとります。ペーパーレス化の肝となるのは、介護ソフト。
ただし、介護ソフトをせっかく導入しても活用しきれない事業所も多いよう。介護ソフトもしっかり比較検討して選びましょう。（※参照：フクロウ介護「介護ソフトおすすめ5選」記事）
介護・福祉事業所向け複合機の選び方
それでは次に、介護・福祉事業所向け複合機の選び方を解説します。
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印刷速度は30枚/分以上！スピードは大事
印刷速度が速い機種ほど、本体価格は高くなります。が、業務効率を考えると、介護・福祉事業所には30枚機以上がおすすめです。例えば、シャープの20枚機と31枚機の速度感を比較します。
▼20枚/分と30枚/分を比較
| 20枚/分 | 31枚/分 | |
| ウォームアップタイム | 29秒 | 18秒 |
| ファーストコピータイム（カラー） | 11.5秒 | 7.6秒 |
| ファーストコピータイム（モノクロ） | 8.0秒 | 5.6秒 |
| 電源を入れてから1枚をカラーコピーするのにかかる時間 | 40.5秒 | 25.6秒 |
コピー機の電源を入れてから（もしくはスリープモードから）40.5秒、待てますか？待てるようなら20枚機で充分ですが、待てないようなら31枚機をおすすめします。
なお、メーカーにもよりますが、20枚機と30枚機の価格差は15～20万円程度。月々のリース料金の差でみると、数千円程度です。メーカーによっては、かなり安く出せる30枚機もありますので、お問合せください！
カード印刷やイベント用の印刷について
保険証や診察券、名刺などをコピーして保存しておくことも多い介護現場では、カードの裏表をまとめてコピー＆スキャンできる機能がある機種が便利です。この機能はほとんどのメーカーのA3カラー複合機に備わっていますが、低速機ではオプション扱いのこともあります。
また、イベント用の掲示物などを印刷する機会が多い介護・福祉事業所なら、長尺印刷できる機種のほうが便利でしょう。ただ、長尺印刷はほとんどの機種で「オプション扱い」です。
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コピー機の置き場所に困るなら、A4プリンターを
一般的なオフィス用複合機ではA3サイズまで印刷できるA3カラー複合機が人気です。しかし、介護・福祉事業所からは「A3複合機は大きすぎる」とのお声もいただきます。
置き場所を確保できない場合は、A3カラー複合機ではなくA4カラー複合機にしましょう。A4カラー複合機はA3カラー複合機よりコンパクトです。
セキュリティは重要
ご利用者様の個人情報をコピー機で印刷する機会が多い介護・福祉事業所。「コピー機から情報漏洩してしまわないか？」とご不安をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。
実は、コピー機・複合機にはもともとセキュリティ機能が備わっています。どのメーカーのコピー機もセキュリティは強固です。
なお、セキュリティについては、各販売店の担当者がプロ。フォローアップしてくれます。複合機導入と同時に事業所内のセキュリティを見直すといいでしょう。
介護・福祉事業所の印刷コストを削減する救世主＝京セラ複合機
それでは最後に、介護・福祉事業所の印刷コスト削減の救世主ともいえる「京セラ複合機」をご紹介します！
リース料金＆カウンター料金が安い！
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TASKalfa MZ3501ciは、35枚/分と介護・福祉事業所に最適な印刷速度のコピー機。
2段給紙あり、スキャンあり、両面印刷機能もありという条件で、月々18,000円程度のリース料金が相場です。
そして注目していただきたいのは、カウンター料金の安さ。京セラは他メーカーよりはるかに安いカウンター料金で勝負しています。
その価格は…なんと、カラー6円/枚・モノクロ0.6円/枚！また、京セラ複合機では「モノカラー印刷の料金」が「モノクロ印刷」と同じです。2色で印刷してもモノクロ料金の0.6円/枚で済みます。
印刷枚数が多い介護・福祉事業所にとっては、京セラの複合機は救世主のような存在です。
介護・福祉事業所での利用を想定した機能性
「安い」京セラ複合機ですが、安いだけではありません！介護・福祉事業所での利用を想定した機能性もバッチリ備えています。
介護記録やレクリエーションのテンプレートを複合機本体に保存できるため、「いちいちPCから呼び出して印刷して…」という手間が発生しません。必要な時に直接コピー機から作成できるため、業務効率は格段にアップします。
イベント等で大活躍の長尺印刷も、京セラではオプションではなく標準装備されています。その他、封筒やはがきへの印刷にも対応しています。両面印刷や2in1印刷、カード印刷機能も備わっています。
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