【コワーキングスペース・シェアオフィスでコピー機を設置したい!】3つの導入方法と注意点

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コワーキングスペース・シェアオフィスでコピー機を設置したい時は?

 

セルフ式コピー機

 

セルフ式(セルフサービス式・利用者課金型)のコピー機・複合機をコンビニやシェアオフィスなどで見かけることも多いと思いますが、どのような仕組みで導入されているのでしょうか?

今回は、セルフ式(セルフサービス式・利用者課金型)のコピー機・複合機の3つ導入方法や注意点、おすすめの利用方法2選をお伝えします。

 

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セルフサービス式のコピー機・複合機とは?

セルフ式(セルフサービス式・利用者課金型)コピー機・複合機とは、特定の条件を満たした場合にのみ利用できる機器のことで、主に、コンビニやスーパー、図書館、学生寮・社員寮、コワーキングスペースなどに設置されています。

一般的なコピー機・複合機は、リース料金の他に、自社の社員が利用した分の費用がまとめて請求されるため、毎月の印刷枚数に大きな変化がない場合は、料金変動もほとんどありません。

しかし、不特定多数の人がコピー機を利用する場合は、一人ひとり個別に利用した枚数分だけ料金を請求する必要があり、費用の管理が大変です。

そのような場合に、セルフサービス式コピー機・複合機を導入すれば、機器を利用する前に、利用者自身がプリント料金を支払う運用ができるため、管理の手間を大幅に削減することができます。

特に、ここ数年は「シェアオフィス」「コワーキングスペース」「レンタルオフィス」などのフレキシブルオフィスが急激に増えており、それに伴い、セルフ式のコピー機の需要も高まっています。

 

東京23区内のフレキシブルオフィスの拠点数

フレキシブルオフィス

出典:XYMAX

 

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コワーキングスペース・シェアオフィスの複合機の契約形態

セルフサービス式コピー機・複合機も、一般的な複合機と同様にメーカーや代理店と契約を結びます

一般的なコピー機・複合機と異なる点として、導入方法によってはコピー機本体とカウンター保守料金に加えて、利用者課金型方式にするためのオプション費用が別途掛かることがが挙げられます。

以下より、具体的なセルフサービス式のコピー機・複合機の導入方法を紹介します。

 

セルフサービス式のコピー機・複合機の3つの導入方法

一般的なコピー機・複合機に「コインベンダー」「ICカードリーダー」などのオプションをつけて、セルフサービス式コピー機として導入する方法が一般的です。

オプションをつけることで、特定の条件(課金や登録ユーザーなど)を満たした人のみがコピー機を利用できる環境を整えられます。

他にも、特定の人のみが利用できる専用スペースにコピー機を設置するなどの方法もあり、導入方法は以下の3つが主流です。

 

  • コインベンダーオプションをつける
  • ICカードリーダーオプションをつける
  • 特定の条件を満たした人のみが入れるスペースに設置する

 

それぞれについて詳しく解説します。

 

コインベンダーオプションをつける

コインベンダーオプションは、硬貨を入れることでコピー機を利用できるようにするオプションです。

コンビニや図書館などで利用されていることが多く、コピー機を利用する前に利用者がコピー機に金額を投入するので、別途請求する必要がない点がメリットとして挙げられます。

しかし、利用人数が多い場合には時間が掛かる他、釣り銭の用意や場所によっては両替機の設置も検討しなくてはならない等、デメリットも存在します。

 

ICカードリーダーオプションをつける

ICカードオプションをつければ、個々のユーザーを認識し、条件を満たした特定のユーザーのみがコピー機を利用できるようになります

一人一人の印刷枚数などをICカードで確認できるので、利用人数が多い場合でも管理に手間がかかりません。

 

特定の条件を満たした人のみが入れるスペースに設置する

有料会員のみが入れる専用スペースなどを用意してコピー機を設置することも、セルフサービス式コピー機・複合機を導入する一つの方法です。

スペースを用意して設置する場合は、上記で紹介したオプションをつける必要がないので、導入コストを抑えられます。

また、代理店と利用者(エンドユーザー)がカウンター保守を直接契約することもできるため、一切の管理を手放せることも嬉しいポイントです。

 

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コワーキングスペース・シェアオフィスのコピー機導入の注意点3選

セルフ式コピー機・複合機を導入する際に注意する点は以下の3つです。

 

  1. セキュリティ対策は万全か
  2. 無線でのインターネット接続に対応しているか
  3. 代理店・販売店のサポート体制は充実しているか

 

①セキュリティ対策は万全か

セルフサービス式コピー機・複合機は、不特定多数の人が利用するため、一般的な機器よりも情報漏洩やウイルス感染のリスクが高いと言えます

自社で利用するコピー機とセルフサービス式コピー機のインターネット回線を別にしたり、UTMなどのセキュリティ強化機器を導入したりなど、徹底したセキュリティ対策を実施することが重要です。

セキュリティ対策を強化していることを利用者にアピールすることで、より安心してコピー機を利用してもらえることにもつながります。

万が一、トラブルが発生した場合に備えて、履歴をしばらく残すように設定しておくと、誰がいつどんな文書を印刷したか?などを検索できるのでさらに安心です。

 

②無線でのインターネット接続に対応しているか

セルフサービス式コピー機・複合機が、無線でのインターネット接続に対応している機種か?に注目することも大切なポイントです。

個人がパソコンを持ち込んで作業をするシェアオフィスなどで、セルフサービス式コピー機・複合機を利用する場合は、パソコンから手軽にプリントアウトできる無線環境が必要になります。

逆に言えば、持ち込んだ資料のコピー用途のみで利用する場合は、有線接続でも問題ありません。利用目的に合わせて選びましょう。

 

③代理店・販売店のサポート体制は充実しているか

セルフサービス式コピー機に不具合が起きてしまった場合に、できるだけ早く対応してくれる代理店を選ぶことをおすすめします。

コピー機が利用できない状態が長引くと、シェアオフィスなどの評判にも影響が出てしまう可能性があります。

コピー機のトラブルが発生してから、1~2時間以内に修理を完了してくれる代理店・販売店を選ぶことがポイントです。

 

▼関連記事:コピー機・複合機のリース代理店を選ぶ決め手は7つ!

【コピー機・複合機のリース代理店の選び方】販売店を選ぶ決め手は7つ!

 

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セルフサービス式コピー機・複合機の利用方法おすすめ2選

 

  • 複数企業で1台のコピー機をシェアする
  • シェアオフィスやコワーキングスペースで利用する

 

複数企業で1台のコピー機をシェアする

複数の企業で1台のコピー機をシェアする場合は、ICカードリーダーオプションをつけたセルフサービス式コピー機・複合機を導入すれば、利用する会社ごとに印刷枚数などを手軽に管理できます

税務上の処理を簡素化するためにも、メーカーや代理店とコピー機・複合機を契約する1社を決めて、他の会社は「決めた1社が所有しているコピー機を利用する」という方式で契約する方法がおすすめです。

 

シェアオフィスやコワーキングスペースで利用する

シェアオフィスやコワーキングスペースでは、不特定多数の人がコピー機を利用するため、セルフサービス式コピー機・複合機を導入すると便利です。

利用人数が多い場合はICカードや専用スペースを用意して導入すると便利ですが、利用人数がそこまで多くない場合は、コインベンダーオプションをつけて導入する方法でも良いでしょう。

また、釣り銭や両替機の準備をしなくても良いように、電子マネーに対応したオプションを付けることをおすすめします。

 

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まとめ

  • セルフ式(セルフサービス式・利用者課金型)コピー機・複合機とは特定の条件を満たした場合に利用できる機器のこと
  • セルフ式コピー機・複合機はメーカーや代理店と契約する
  • セルフ式コピー機・複合機の導入方法は「コインベンダーオプションをつける」「ICカードリーダーオプションをつける」「専用スペースに設置する」の3つ
  • セルフ式コピー機・複合機導入の際の注意点は「セキュリティ対策」「無線に対応しているか」「代理店のサポート体制」の3つ
  • セルフ式コピー機・複合機のおすすめの利用方法は「複数企業で1台のコピー機をシェアする」「シェアオフィスでの利用」