【コピー機・複合機のカウンター料金】FAXでカウントされないための3つの方法

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FAXでもコピー機のカウンター料金は掛かる?

 

キヤノン複合機

出典:キヤノン

 

コピー機・複合機でよく利用する機能の一つがFAXですが、FAX送受信はカウンター料金の対象になっているのでしょうか?

今回は、コピー機・複合機のカウンター料金についてや、FAXでカウントされない3つの方法を紹介するので、是非参考にしてください。

 

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FAX送信・受信のみではカウンター料金は掛からない

リースで導入しているコピー機・複合機で印刷を行うと、カウンター料金が掛かりますが、FAX送信・受信のみを実行した場合は、カウンター料金が掛かりません

理由としては、カウントの対象基準が「トナーを消費したか?」にあることが挙げられます。

印刷を行うと用紙にトナーを消費するため、カウントの対象になりますが(カウンター料金が掛かりますが)、FAX送信・受信のみの場合は、データ上でやりとりを行うため、トナーが消費されず、カウントの対象にはなりません(カウンター料金が掛かりません)。

印刷をする=カウントの対象になるため、FAXを受信した後に「すぐ印刷する」の設定になっている場合は、FAXを受信する度にカウンター料金が発生しているので設定を変更しましょう。

ここからは、FAXでカウントされないための3つの方法についてお伝えします。

 

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FAXでカウントされない3つの方法

FAXでカウントされないための方法は、以下の3つです。

 

  1. 受信FAXの内容を事前に確認する
  2. 受信FAXをメールに転送する
  3. インターネットFAXを利用する

 

受信FAXの内容を事前に確認する

受信FAXをコピー機・複合機の画面で確認してから、必要なものだけを印刷することで、迷惑FAXなどの無駄な印刷を減らすことができます

ただし、プレビュー機能を利用できない機種もあるため、メンテナンス担当者に問い合わせて確認することをおすすめします。

また、コピー機・複合機の標準設定では、FAXを受信したら「すぐに印刷する」の設定になっていることが多いので、これから導入する方は使い始める前に設定を確認するようにしましょう。

 

受信FAXをメールに転送する

FAXを受信して「すぐに印刷する」の設定を解除して「メールに転送する」の設定に変えることで、受信FAXを紙ではなくデータで管理することができます

ほとんどの機種に、FAXの転送機能が搭載されているため、設定したい場合は契約時にメンテナンス担当者に依頼するか、設定したいタイミングで問い合わせましょう。

この設定は基本的に無料で行ってもらえます。

なお、メールに転送する以外にも、受信FAXを任意のフォルダに振り分けられる機能や、画面上でFAX資料を編集して送信までできる機能を備えたソフトを追加で導入する方法もあります。

キヤノンでは「imageWARE Desktop(イメージウェアデスクトップ)」、富士フイルムビジネスイノベーション(旧ゼロックス)では「DocuWorks(ドキュワークス)」などのソフトがあるので、ペーパーレスFAXを推進したい場合は見積もり時や契約の際に確認しましょう。

 

インターネットFAXを利用する

パソコンやスマホから直接FAXを送受信できる「インターネットFAXサービス」を利用する方法もおすすめです

インターネットが使用できる環境であれば、どこからでも送受信ができるため、出張先や外出先でもFAXに対応することができます。

しかし、業者によっては、これまで利用していたFAX番号ではなく、新しく番号を取得する必要がある他、月額利用料などが別途かかるため、自社のFAXの利用状況に合わせて導入を検討した方が良いでしょう。

 

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コピー機・複合機のカウンター料金とは?

 

カウンター料金とは

 

最後にカウンター料金について、おさらいをしてきます。

カウンター料金とは、コピー機・複合機の保守契約に掛かる費用のことで、モノクロ・カラーともに印刷1枚あたりの単価が定められています。

毎月の印刷枚数に応じて料金が変動し、月単位で清算します。

例えば、モノクロ1枚1.0円・カラー1枚15円に設定されており、モノクロを3,000枚/月、カラーを500枚/月印刷した場合のカウンター料金は、以下のように計算されます。

モノクロ(1.0円×3,000枚)+カラー(15円×500枚)=10,500円/月

印刷単価が安いほど月額費用も節約できるため、印刷単価を安く契約することがコスト削減のポイントになります。

以下の記事で、カウンター料金の節約方法と値下げ交渉術を紹介しているので、気になる方は是非チェックしてみて下さい。

 

関連記事:カウンター料金の5つの節約方法と値下げ交渉術

【カウンター料金が高い!】5つの節約方法と値下げ交渉

 

なお、カウンター料金には月額の基本料金(最低基本料金)が設定されています。そのため、仮に印刷枚数が0枚だった場合でも無料にはならず、その場合は基本料金(最低基本料金)が請求されます。

 

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まとめ

  • コピー機でFAX送信・受信のみを実行する場合はカウンター料金は掛からない
  • コピー機・複合機のカウンター料金とは、機器の保守契約に掛かる費用のこと
  • トナーを消費した場合のみ、カウンター料金が発生する
  • FAXでカウントされないための方法としては「受信FAXの内容を事前に確認する」「受信FAXをメールに転送する」「インターネットFAXを利用する」の3つが挙げられる