コピー機・複合機の選び方を解説！比較ポイントは5つ

コピー機・複合機の選び方を解説

 

オフィスで利用する業務用コピー機・複合機を導入する場合、「相見積もり」は欠かせませんが、実際に見積もりを取得した後、どの部分に注目して比較をすればいいのでしょうか？

ここでは、コピー機・複合機を選ぶ際に重要な5つの比較ポイントを紹介します。

 

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コピー機・複合機選び！5つの比較ポイント

コピー機・複合機を選ぶ際に、比較したいポイントは以下の5つです。

 

1. リース料金
2. 機能や性能
3. カウンター料金
4. オプションサービス
5. 保守内容

 

比較ポイント①リース料金

まずは、コピー機・複合機本体のリース料金に注目しましょう。

相場よりも高くないか？を確認するために、印刷速度20～30枚/分スペックのリース料金の相場を以下の表にまとめました。

 

▼［印刷速度20～30枚/分］リース（5年）料金目安

※複合機本体は標準価格、リース料率を2%と仮定して算出しています。

※搬入・設定費用、カウンター料金は含まれていません。

 

上記の表を見ると、印刷速度20～30枚/分のコピー機のリース料金相場は19,000円程度～27,000円/月であることが分かります。

ただし、これは標準価格（定価）で計算しており、ほとんどのケースでリース料金は大幅に割り引きされます。上記のような定価と変わらない価格で見積もりを提示された場合は、価格の交渉を行いましょう。

複数の販売店から相見積を取ると、さすがに全販売店が定価で見積もりを出してくることはないので、安い見積もりを使って値下げの交渉を行うことができます。

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比較ポイント②機能や性能

コピー機・複合機は同じリース料金でも、メーカーによって性能が異なります。

例えば、上記のリース料金の表で紹介したキヤノンとリコーの複合機は、月額リース料金こそ同じですが、キヤノンは26枚/分、リコーは25枚/分と、印刷速度で違いがあります。

他にも、業務を進めるうえで必要な機能が搭載されているか？に注目することが大切です。

自動両面やFAX機能など、どの機能が必要か？導入した場合に、その機能を有効活用することができるか？最も重視したい機能は何か？などを事前に決めておくと、理想的なコピー機を選びやすくなります。

 

比較ポイント③カウンター料金

コピー機・複合機をリースする際に、比較したいポイントとしてカウンター保守料金も挙げられます。

カウンター保守とは、コピー機のトナー代・メンテナンス代が無料になる保守契約のことで、料金はモノクロ〇円/枚、カラー〇円/枚と、1枚あたりの単価が設定され、毎月、印刷した枚数分だけ、カウンター料金として請求されます。

料金の相場はモノクロ約1.2円、カラーは約12円です。

カウンター料金は、月間印刷枚数など複数の要素で判断されますが、1ヶ月の印刷枚数が多いほど安く設定される傾向があります。交渉次第でカウンター料金を安くできることもあるので、料金相場を把握しておき、積極的に交渉しましょう。

なお、カウンター保守を結ぶ際の注意点や安く契約する方法については、複合機のカウンター保守契約についての記事で詳しく紹介しています。

 

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比較ポイント④オプションサービス

コピー機・複合機のリースは、オプションサービスも含めて比較するようにしましょう。

販売店によって異なりますが、コピー機・複合機の見積もりの内訳に、オプションサービスが含まれている場合があります。具体的なオプションサービスの例は以下の通りです。

• 設定料金無料
• コピー用紙代無料
• トナー代無料
• メンテナンス代無料

上記のオプションサービスは、お得にも見えますが、実際にはリース料金に上乗せされていることもあります。

リース契約をする前に、オプションサービス利用の有無でどのくらい金額が変わるのか？など、不明点をしっかりと質問することをおすすめします。

例えば、トナー代やメンテナンス代無料のオプションサービスは、カウンター保守に加入すれば、もともと無料にですし、パソコンやコピー機に詳しい社員がいれば、設定サービスを利用する必要がありません。

 

比較ポイント⑤保守内容

コピー機・複合機のリースを比較する際には、保守内容を重視することも大切です。

たとえ新しいコピー機でも、不具合が起きて印刷ができなくなるトラブル事例は多々あります。

「コピー機のトラブルが起きた際に何分以内に対応してくれるか」=「業務を止めるリスクを何分以内に抑えられるか」と言っても過言ではないほど、コピー機のトラブルは業務に大きな影響を及ぼします。

複数台の導入なら、別の機器を使えば済むので、そこまで気にする必要はないかもしれませんが、トラブルに迅速に対応してくれることはもちろん、コピー機が利用できない時間を1～2時間以内におさえてくれる販売店を選ぶと良いでしょう。

 

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まとめ

• コピー機・複合機をリースする際に、比較したいポイントは「リース料金」「機能や性能」「カウンター料金」「オプションサービス」「保守内容」の5つ
• 印刷速度20～30枚/分のコピー機のリース料金相場は定価ベースで月19,000～27,000円程度
• 大幅に値引きされるケースが多いので、定価で見積もりを提示されたら必ず相見積もりを取ること
• コピー機・複合機を選ぶ際は、必要な機能が搭載されているか？に注目することも大切
• カウンター料金の相場はモノクロ約1.0円/枚、カラー約10円/枚
• オプションサービスを付けることによって、リース料金が高くなるケースもある
• 不具合が起きた時に、コピー機を利用できない時間は1～2時間以内におさえられると理想的

 

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